K. Andersson
Anahtar Performans Göstergeleri (KPI’lar) genel iş başarınız için çok önemlidir. Doğru yolda kalmanıza, kararlar almanıza ve genel iş hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olurlar. Bu nedenle, KPI’larınızı oluşturmaya ve takip etmeye zaman ayırdığınız halde sonuçları görememeniz gerçekten cesaret kırıcı olabilir. Daha da kötüsü, neyin yanlış gittiğinden emin olamadığınız zamandır.
Bazen sorun KPI’larınızın kendisinden kaynaklanabilir. Özellikle daha önce yapmadıysanız, KPI ölçümünü ve takibini doğru yapmak çok daha zordur. Önemli olmayan hedeflere ve ölçümlere takılıp kalmak kolaydır, bu da ekibiniz veya işletmeniz için gerçekten neyin önemli olduğunu belirlemeyi zorlaştırır.
Bu nedenle, gördüğümüz yaygın KPI hatalarının ve bunlardan nasıl kaçınabileceğinizin bir listesini hazırladık.
1. Spesifik veya ölçülebilir KPI’lar yapmamak
Diğer hedefler veya hedefler gibi, KPI’larınızın da AKILLI (özel, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı) olduğundan emin olmak istersiniz. Pek çok ekibin ve işletmenin yetersiz kaldığı nokta, KPI’larını çok belirsiz hale getiriyor. KPI’lar yalnızca belirli başarı göstergelerinizin ne olduğunu gerçekten ölçülebilecek bir şekilde gösterdiklerinde faydalıdır.
“İşi büyütmek” belirsiz ve gerçekten ölçülemeyen bir KPI örneğidir. Ayrıntılar eksik: hangi ölçüm büyümeyi gösteriyor; bu hangi zaman diliminde gerçekleştirilecek; bu büyümenin sorumlusu kim? Bunu ölçmenin gerçek bir yolu yok.
Bu hatadan nasıl kaçınılır
Gerçekten ölçebileceğiniz KPI’ları ayarladığınızdan emin olun. Bu, bir sayı veya rakam gibi niceliksel veya müşteri memnuniyetindeki iyileşme gibi niteliksel olabilir.
Örneğin, genel hedefiniz işletme gelirinizi artırmaksa, daha iyi bir KPI “bu mali yıl giden satışlardan elde edilen geliri %25 artırmak” olacaktır. Bu, giden satışlarla ilişkilendirilebilecek gelire bakması ve üzerinde çalışılması gereken bir rakam olması nedeniyle spesifiktir. Dolayısıyla, mali yılın sonuna kadar yurt dışı satışlardan elde ettiğiniz gelir %27 oranında arttıysa, işletmenizin iyi performans gösterdiğini bileceksiniz.
2. Çok fazla ölçüm yapmak
Mevcut teknolojimizle verileri takip etmek ve ölçmek hiç bu kadar kolay olmamıştı. Ancak bir şeyi ölçebiliyor olmanız bunu yapmanız gerektiği anlamına gelmez. KPI’lar yalnızca işletmenizle gerçekten alakalı olduklarında çalışır. Çok fazla ölçüm yaptığınızda, verilerinizin karmaşık hale gelmesi gibi gerçek bir riskle karşı karşıya kalırsınız ve bu, başlangıçta KPI’ları izlemenin tüm amacını boşa çıkarır.
KPI’lar size odaklanma hissi sağlamayı amaçlamaktadır. Çok fazla veri noktasının izlenmesi, bu odağı zayıflatır ve özellikle hızlı, veriye dayalı kararlar almaya çalıştığınızda aleyhinize sonuç verebilir. Hangi KPI’lara odaklanacağınızı nasıl seçersiniz? Bunların hepsi sana bağlı iş stratejisi. Stratejiniz sizin tek hakikat kaynağınızdır veya öyle olmalıdır. İzlediğiniz tüm KPI’lar, bu stratejiyi ileriye taşımak için doğrudan bağlantılı olmalıdır.
Bu hatadan nasıl kaçınılır
KPI’larınızı seçmeden önce daima genel iş hedeflerinizi ve hedeflerinizi belirleyin. Uzun vadede size zaman kazandıracak ve şirketiniz için önemli olan verileri takip ettiğinizden emin olmanızı sağlayacaktır.
Örnek
İş stratejisi: Ücretsiz denemelerden yararlanarak kullanıcı sayısını artırmak
İlgili KPI’lar: Potansiyel müşteri deneme dönüşüm oranı, deneme-müşteri dönüşüm oranı, deneme kayıp oranı.
3. KPI’ların sahipliği yok
KPI’larını fiilen uygulamayan işletmelere baktığımızda ana faktörlerden biri, bu KPI’lar üzerinde sahiplik eksikliğidir. Sahiplenme hesap verebilirliği doğurur; bu olmadan ekiplerin temel göstergeleri kendi görev alanları değilmiş gibi göz ardı etmesi kolaydır. Bir alandan veya KPI’dan hiç kimse sorumlu değilse, bunun yanlış ölçülmesi ve/veya uygulanması riski şaşırtıcı derecede yüksektir.
İlgili KPI’lardan tek bir kişiyi sorumlu tutmak zorunludur. Bu, göstergeyi ileriye taşıyan tek kişinin onlar olacağı anlamına gelmez; KPI’lar neredeyse her zaman bir ekip çalışması olacaktır. Ancak bir lider veya sahip atamak bu sorumluluğu merkezileştirir, iletişimi ve karar almayı çok daha kolay hale getirir. Başlangıçtan itibaren net sahiplenme, sorumluluk duygusunu teşvik ederek genel stratejiniz ve planlarınız için daha güçlü temeller sağlar.
Bu hatadan nasıl kaçınılır
KPI’larınızı ilgili departmanlar veya ekipler halinde gruplandırmayı ve ardından bunları bir iş fonksiyonuna veya ekip üyesine bağlamayı deneyin.
Örneğin, KPI’nız çeyrek için müşteri tutma oranlarını artırmaksa, müşteri başarı yöneticiniz bu KPI’ya sahip olmak için mantıklı bir seçim olacaktır. Ekibin ne kadar iyi performans gösterdiğini ölçmek için eldeki bilgileri kullanabilir ve gerektiğinde değişiklik veya düzeltme yapabilirler.
Bu, söz konusu göstergeden yalnızca kendilerinin sorumlu olduğu anlamına gelmez; yalnızca ilerlemeyi takip etmenin ve olası sorunları işaretlemenin onların işi olduğu anlamına gelir.
4. Siloda çalışmak
KPI’ların tek bir kişiye ait olması, bunların daha geniş bir ekibin katkısı olmadan ayarlanması gerektiği anlamına gelmez. Aslında, KPI’larınızı belirlemek ve ayarlamak için yalnızca bir kişiye güvenmek, fırsatların kaçırılmasına veya genel olarak yanlış KPI’ların izlenmesine yol açabilir.
Kendi ekibinize danışsanız bile, işin alternatif bölümlerinin gerçeklerini dikkate almadıkları için silolanmış KPI’lar oluşturabilirsiniz ve bu felakete yol açabilir. Diyelim ki satış ekibiniz bir silodaki hedefleri için KPI’lar oluşturuyor ancak bu KPI’lar belirli bir düzeyde pazarlama faaliyetine dayanıyor.
Peki aynı pazarlama ekibi, satış ekibinizin kendi hedeflerine ulaşmak için ihtiyaç duyduğu potansiyel müşteri sayısını sağlamayan KPI’lar belirlediğinde ne olur? Satış ekibi başarısız olacak ve bu muhtemelen ekipler arasında sürtüşmeye neden olacaktır.
Bu hatadan nasıl kaçınılır
Kulağa basit geliyor; KPI’larınızı ve genel hedeflerinizi belirlerken yalnızca kendi ekibinizle değil, işletmenizdeki tüm önemli paydaşlarla birlikte çalıştığınızdan emin olun. Bunu sadece KPI’lar belirlendikten sonra değil, planlama sürecinin her aşamasında yapmak önemlidir; çünkü bir işletme ne kadar uyumlu olursa, stratejiyi organizasyon genelinde o kadar iyi uygulayabilir.
Tartışmalarınıza üst düzey liderliği de dahil etmeyi unutmayın. Uyumlu bir KPI stratejisi oluşturmak için şirket genelinde çalışmaktan ve bunun üst düzey liderlik vizyonuna uymadığını öğrenmekten daha kötü bir şey yoktur.
5. KPI’ları manuel olarak takip etme
KPI’ları ölçmenin faydalarından biri, ilerlemeyi izlemenin etkili bir yolu olmasıdır. Ancak çok sayıda veri noktası ve bilginin mevcut olması nedeniyle, yalnızca en önemli KPI’ların izlenmesi bile manuel olarak yapıldığında çok zahmetli bir süreç olabilir. Elektronik tablolar, PowerPoint sunumları ve proje yönetimi yazılımlarının hepsi harika araçlardır, ancak bunları sürekli olarak güncellemek oldukça manuel bir süreçtir.
Manuel izleme aynı zamanda günlük ilerleme, zaman içindeki kalıplar ve yalnızca otomasyonun sağlayabileceği diğer bilgiler gibi şeylerin takibini kaybetmek anlamına da gelebilir.
Bu hatadan nasıl kaçınılır
Oldukça basit, doğru araçlara yatırım yapın. En başarılı ekipler KPI izleme ve ölçümlerini otomatikleştirir. Var bol miktarda araç KPI raporlarından kontrol panellerine kadar bunu yapmanıza yardımcı olabilir. Herhangi bir aracın anahtarı, esnek olmasını, güncellenmesinin kolay olmasını ve ilerlemenizi gerçek zamanlı olarak (veya mümkün olduğunca buna yakın) göstermesini sağlamaktır.
Bütçe bir sorunsa, şöyle düşünün, ekibiniz KPI’ları manuel olarak takip etmeye ne kadar zaman harcıyor? Vakit nakittir ve KPI takibinizi otomatikleştirmek, akıllı ve verimli çalışmanızı sağlayacaktır.
6. Kendinizi başkalarıyla karşılaştırmak
Sektör kıyaslamaları, ilerlemeyi takip etmenize ve kendi hedeflerinize ve hedeflerinize ilham vermenize yardımcı olmak açısından çok önemlidir. Ancak bir işletmede işe yarayan yöntemin sizin işinizde işe yaramayabileceğini unutmamalısınız.
Yalnızca sektör normlarına güvenmek, işletmenizin güçlü ve zayıf yönlerini hesaba katmaz ve gerçekçi olmayan KPI’ların izlenmesine yol açabilir. Gerçekçi olmayan hedefler morali bozmanın ve kaynakları yanlış alanlara itmenin harika bir yoludur.
Bir SaaS platformu olmanız, önümüzdeki 12 ay içinde Moz veya HubSpot ile aynı başarıyı elde edeceğiniz anlamına gelmez. Bu gibi şirketleri hedef olarak kullanmak harika olsa da doğrudan karşılaştırma yapmak etkili değildir.
Bu hatadan nasıl kaçınılır
KPI’larınızı belirlerken sektör metriklerini ve rakip analizini yalnızca başlangıç noktası olarak kullanın. Mümkün olduğunda, ne tür kalıplar toplayabileceğinizi görmek için kendi verilerinizi inceleyin ve bunları başlangıç noktası olarak kullanın. Sonsuza kadar aynı hedeflere veya rakamlara bağlı kalmanıza gerek yok – aslında bunu önermiyoruz – ancak kendi verilerinizi kullanmanız sizi gerçekçi hedeflerle başarıya hazırlayacaktır.
7. KPI’larınızı düzenli olarak gözden geçirmemek
Tamam, tüm işi yaptınız, ekibinizle konuştunuz, KPI’larınızı seçtiniz, bir kontrol paneli oluşturdunuz ve ne durumda olduğunuzu düzenli olarak ölçtünüz. Görev tamamlandı, değil mi? Şaşırmış olabilirsiniz ama hayır, daha yapacak çok şey var. Temel olarak, genel işletmenizle alakalı olduklarından emin olmak için KPI’larınızı düzenli olarak kontrol etmek ve gözden geçirmek istiyorsunuz.
Eğer Kovid iş dünyasına öğrettiği bir şey varsa o da her şeyin son derece hızlı değiştiğidir. Bir düşünün, işletmeniz 2022’de de 2019’dakiyle aynı hedefler doğrultusunda mı çalışıyor? Muhtemelen değil. Peki neden aynı KPI’ları izlemek istiyorsunuz?
Bu hatadan nasıl kaçınılır
KPI’larınızı mümkün olduğu kadar etkili hale getirmek için, bunları gözden geçireceğiniz düzenli aralıklarla ayarlayın – bu üç ayda bir, yıllık vb. olabilir. Bir strateji değişikliği yaptığınızda veya yeni hedefler veya OKR’ler ortaya çıktığında bunları güncellemek muhtemelen en iyisidir. ayarlamak.
8. KPI sonuçlarına göre hareket etmemek
KPI’lar yalnızca eylemi teşvik ettikleri takdirde yararlı bir araçtır. Evet, KPI’ların bir ekip, departman veya işletme olarak ne durumda olduğunuzun bir göstergesi olması amaçlanıyor ancak bu göstergeler eylem ve değişimin temeli olmalıdır.
Optimize edilmiş KPI’lar performansınızın net bir resmini sunmalı ve ekibinizin stratejik hedeflerinizi ileriye taşıyacak kararlar almasına olanak sağlamalıdır. Eğer bunu yapmıyorsanız sadece zamanınızı ve çabanızı boşa harcıyorsunuz demektir. KPI’larınız, satış hunisinden pazarlama faaliyetlerine ve genel iş stratejinize kadar her şeyi iyileştirmek için kullanılmalıdır.
Bu hatadan nasıl kaçınılır
Bunu yapmanın birkaç yolu var. Öncelikle, KPI kontrol paneli gibi bir şey kullanıyorsanız, bunu düzenli aralıklarla kontrol ettiğinizden ve zaman içindeki kalıpları aradığınızdan emin olun. Bu nedenle, ilerlemeyi kontrol etmekten sorumlu bir KPI sahibine sahip olmak iyi bir fikirdir. Ayrıca, ihlal edilmesi durumunda bir tür eylemi tetikleyecek performans eşiğinin belirlenmesine de yardımcı olur.
Bu bir inceleme, bir toplantı veya tetikleyiciyi araştırmanın başka bir yolu olabilir. Sebep belirlendikten sonra yolu düzeltmek için bir eylem planı uygulamak isteyeceksiniz.
Başka bir deyişle, KPI’larınızı düzenli olarak kontrol etmeli ve bir şeyler yolunda gitmediğinde somut, eylem odaklı planlar oluşturmalısınız.
Çözüm
KPI’lar işletmeleri yolunda tutmak için çok önemlidir, ancak hedeflerinize ulaşmanın tek yolu KPI’ları doğru kullandığınızdan emin olmaktır. Bunlar sadece yıl sonu raporuna dahil edilecek ayarlayıp unut ölçümleri değil, sizi başarıya yönlendirecek bir haritadır.
Her haritada olduğu gibi, onu okuyabilmeli ve doğru yolda kalabilmek için rotayı ayarlayabilmelisiniz.
Looker ile KPI’larınızı gerçek zamanlı olarak takip edin ve görselleştirin. Looker’yi deneyin Bugün ve analitiğin gücünden gerçek anlamda nasıl yararlanabileceğinizi ve platformlar arası kontrol panellerini kullanarak şirket raporlamanızı nasıl dönüştürebileceğinizi keşfedin. Herhangi bir sorunuz varsa çekinmeyin temasta olmak!
