Teknisk Marknadsföring, Tjäna pengar på dina Bloggar och Prylar

Bästa marknadsföringsbyråstrukturer (med feedback från 5 byråer)

Bästa marknadsföringsbyråstrukturer (med feedback från 5 byråer)

Historien om termen “byrå” kan spåras tillbaka till 1800-talet då Volney B. Palmer öppnade den första byrån i USA.

Han hänvisade till sin verksamhet som en “agent” och verkade huvudsakligen som en mediebyrå, köpte upp tryckta annonsutrymmen i bulk och sålde det till kunder med vinst på toppen.

Sedan reklamens gyllene era på 1960-talet har marknadsföringsbyråer kommit långt.

Bildkälla: NCLAC

De har anpassat sig och utvecklats genom internetboomen på 90-talet, mobilteknikboomen på 2000-talet, störningen som orsakades av pandemin 2020 och nu AI-boomen 2023.

Sidanteckning: kolla in vår fantastiska artikel om hur de bästa digitala byråerna använder AI i sin affärsprocessoptimering.

En sak som har förblivit konsekvent under decennierna är behovet för byråer att organisera sina team i specifika strukturer för att tillgodose kundernas krav. En marknadsföringsbyråstruktur avser hur personal och team är organiserade i din organisation.

Här på Ahrefs pratar vi med våra byråkunder hela tiden och det fascinerar oss hur olika byråer organiserar sig i olika arbetsstrukturer.

För den här artikeln har vi frågat några ledande digitala byråer för att få en känsla av de strukturer de har implementerat för att säkerställa att deras team fungerar så effektivt som möjligt.

Vi vill tacka följande bidragsgivare för att de delar med sig av insikter om marknadsföringsbyråstrukturerna de har implementerat inom sina organisationer:

  • Kyle Smendziuk @ WebMarketers, Kanada
  • Andy Beohar @ SevenAtoms, USA
  • Paul Mario Vratusha @ D Studio Consulting, Storbritannien
  • Daniel Samples @ Nurdit, USA
  • Holly Rollins @ 10x Digital, USA

Generellt sett bryr sig de flesta företagsägare inte så mycket om sina företagsstrukturer. Men för byråägare är detta faktiskt en mycket viktig del av deras verksamhet. Anledningen är att de flesta byråägare har att göra med en stor volym leveranser, som sådana tenderar de att vara under mycket press och stress.

Genom att implementera en byråstruktur kan byrågrundare designa sina verksamheter så att de fungerar så effektivt som möjligt och i slutändan skala dem för att tjäna mer pengar.

Typiska marknadsföringsbyråstrukturer

Traditionell marknadsföringsbyråstruktur

Den traditionella marknadsföringsbyråstrukturen är ett tillvägagångssätt som har bestått tidens tand. Stora reklambyråer har använt denna modell för att hjälpa dem att hantera team och för att centralisera auktoriteter, vilket skapar ett rapporteringsflöde uppåt.

Alla specialiseringar (SEO, marknadsföring i sociala medier, webbdesign, etc.) och affärsverksamhet (redovisning, personal, etc.) är grupperade i sina egna individuella team.

Så denna marknadsföringsbyråstruktur kommer att resultera i olika team baserat på deras specialiseringar. Till exempel kommer SEO-teamet att bestå av en chef för SEO, senior SEO, junior SEO, etc.

Läsa:  Hur man skriver SEO-rubriker som Google kommer att älska

Likaså kommer sociala medier-teamet att bestå av chefen för social media marketing, senior media buyer, junior social media managers, etc.

Varje team, eller division, leds av en avdelningschef (t.ex. SEO-direktör) som rapporterar till generaldirektören eller en annan chef som en Chief Operating Officer (COO).

Pod Marketing Agency Struktur

Som namnet antyder delar pod-marknadsföringsbyråns struktur in organisationen i team eller “pods” per projekt.

Detta resulterar i team bestående av en projektledare eller strateg och sedan olika individer från olika inriktningar som kan leverera tjänsterna.

En pod i en marknadsbyrå som använder den här strukturen kan bestå av följande medlemmar:

  • Projektledare eller kundansvarig
  • SEO-specialist
  • PPC-specialist
  • Marknadsspecialist för sociala medier
  • Grafisk designer
  • Copywriter

Så du kommer att ha en “pod” som servar alla dina restaurangkunder, en annan som servar alla dina e-handelskunder och så vidare.

I byråstrukturen för podmarknadsföring rapporterar projektledaren till generaldirektören, chefen för kundtjänst m.m.

Vidare är backoffice-verksamheter som ekonomi och personal uppdelade i sina respektive poddar.

Matrix Marketing Agency Struktur

Matrixmarknadsföringsbyråstrukturen är nästan som den traditionella strukturen, men den tillåter flexibiliteten i bildandet av tvärdivisionella lag som med pod-marknadsföringssystemet.

Du kan faktiskt tänka på matrix-marknadsföringsbyråstrukturen som en hybrid mellan de traditionella och podbyråstrukturerna.

I matrismarknadsföringsbyråstrukturen grupperas team efter avdelningar eller divisioner (SEO, PPC, e-postmarknadsföring, etc.), men de har förmågan att bilda tvärdivisionella team för enskilda projekt.

Det finns ingen “one size fits all” marknadsföringsbyråstruktur.

Den struktur du väljer kommer i slutändan att bero på storleken på din byrå samt antalet kunder du har, men mer om detta ämne senare.

Kom också ihåg att en marknadsföringsbyråstruktur inte är permanent, du kan alltid blanda ihop saker och ändra din struktur för att hitta den bästa för just din byrå.

Marknadsföringsbyråns struktur kontra byråns organisationsdiagram

Du kanske har hört talas om terminologin “byråorganisationsdiagram” tidigare.

Men vad är skillnaden mellan din marknadsföringsbyråstruktur och byråns organisationsdiagram?

Tja, helt enkelt, byråns organisationsdiagram är bara en visuell representation av marknadsföringsbyråns struktur. Byråns organisationsdiagram visar olika byråroller och ansvarsområden samt rapporteringsarbetsflödet.

Varför är det viktigt att tänka på din marknadsföringsbyråstruktur?

Att välja den bästa marknadsföringsbyråstrukturen kräver noggrant övervägande. Med det sagt finns det flera anledningar till varför du behöver tänka igenom och överväga det bästa alternativet för din byrå:

Viktigt för skalning

Det viktigaste skälet till att implementera en marknadsföringsbyråstruktur är att den ökar den totala produktiviteten.

En marknadsföringsbyråstruktur effektiviserar din byrås processer och verksamhet. Och som ett resultat blir arbetet gjort snabbare och mer effektivt.

En byrå som kan arbeta effektivt kan skala sin verksamhet genom att helt enkelt replikera det som redan fungerar.

Tar bort förvirring

När det finns en tydligt definierad marknadsföringsbyråstruktur kommer alla anställda att veta exakt vem de ska rapportera till och vad deras roller och ansvar är.

Bildkälla: Runn

Gör det enkelt att spåra framsteg

Det finns många olika processer och saker på gång i en digital byrå, från kundservice till serviceleverans.

En marknadsföringsbyråstruktur gör det lättare för chefer och projektledare att hålla sig uppdaterade om arbete som är relevant för dem utan att fastna i onödig information.

Läsa:  Lär dig att snabba upp WordPress med några enkla knep

Marknadsbyråstrukturer i en avlägsen värld

Med den ökade efterfrågan på distansjobb och fördelarna med att ha distansteam, har nästan alla marknadsföringsbyråer varit tvungna att implementera fjärroperativa rutiner och strukturer för att säkerställa att verksamheten förblir effektiv.

Faktum är att distansarbete är här för att stanna. Studier visa att år 2025 kommer 36,2 miljoner amerikaner att arbeta på distans. Detta är en ökning med 16,8 miljoner från innan pandemin började.

Att hantera ett distansteam har sina utmaningar. Och som ett resultat är det ytterst viktigt att välja en effektiv marknadsföringsbyråstruktur för din distansbyrå.

Vi ställde byrågrundare och chefer följande två frågor för att förstå deras byråstrukturer:

  • Vilken marknadsföringsbyråstruktur använder du på din byrå?
  • Hur säkerställer du att arbetet blir gjort när du hanterar ett distansteam?

Framgångsrika byråer berättar för oss om strukturen som fungerar för dem

Kyle Smendziuk – WebMarketers

Kyle är VD för WebMarketers, en digital byrå med 40 personer baserad i Kanada som består av både anställda på kontoret och distans.

Han noterar att en framgångsrik skalning av en byrå kräver att du fokuserar på höga retentionsgrader för att undvika att ny försäljning matchar churn och hamnar i en tillväxtbarriär.

“I ett digitalt utrymme som nu är mycket mer komplext, förlitar sig företag mer och mer på multidisciplinära team för att hantera sina marknadsföringsinsatser.

Att upprätthålla KPI:s i skala kräver att byråägare investerar i erfaren mellanchef eftersom en ägare inte längre kan leda kampanjer och relationer för alla kunder.”

Andy Beohar – Sju atomer

Vårt team på SevenAtoms är strukturerat utifrån specifika kompetensområden och funktion.

Varje medlem har en kompletterande kompetensuppsättning som bidrar till lagets övergripande effektivitet.

Vi prioriterar samarbete och flexibilitet, därför verkar vi under en platt struktur med färre ledarskikt. Detta gör att vi kan arbeta tillsammans mer effektivt och anpassa oss till förändrade behov och prioriteringar.

För att få ut det mesta av fjärrkulturen måste företag skapa en virtuell kontorsmiljö som efterliknar den personliga upplevelsen så nära som möjligt.

Detta inkluderar att sätta tydliga förväntningar på kommunikation och definiera kanaler för snabbare svarstider.

Till exempel kan snabbmeddelanden användas för tidskänsliga förfrågningar, videosamtal för möten och verktyg som Wrike eller Slack för projektledning. Dessutom är det avgörande att skapa ett väldefinierat arbetsflöde som klargör uppgifter och aktiviteter, vilket gör det möjligt för teammedlemmarna att förstå förväntningar och deadlines.

Genom att implementera dessa strategier kan byråer skörda fördelarna av distribuerade team samtidigt som de bibehåller produktiviteten och säkerställer framgången för deras distansarbetare.

Paul Mario Vratusha – D Studio Consulting

“Vårt team är uppdelat i fem grupper, var och en med sina egna unika ansvarsområden.”

Paul noterar att deras ledningsgrupp övervakar affärssidan och ser till att allt går smidigt. De samarbetar nära med andra team för att säkerställa att kunderna får service av högsta kvalitet.

Säljteamet är dedikerade till att hitta nya kunder med inkommande marknadsföringsstrategier. När de väl har identifierat en potentiell potentiell kund, arbetar de med våra serviceexperter för att skapa ett skräddarsytt erbjudande som möter deras behov.

Läsa:  Hur man får naturliga bakåtlänkar med riktigt värdefullt innehåll

När en försäljning väl är gjord tar onboarding-teamet över och ser till att de har all nödvändig tillgång till kundernas reklamkanaler, tjänster och webbplatser. Om någon av dessa tillgångar saknas kommer introduktionsteamet att skapa dem åt kunden.

“Våra serviceexperter är högt specialiserade inom sina respektive områden och fungerar som både kontoansvariga och tjänsteleverantörer. Om en kund beställer flera tjänster delegerar vår främsta serviceexpert uppgifter till specialiserade serviceexperter som är väl rustade att hantera dem.

Alla uppgifter som kräver ytterligare stöd delegeras till juniorassistenter, som är kvalificerade och ivriga att hjälpa till med design, kodning, skrivande etc.

Sammantaget överväger fördelarna med vår teamstruktur riskerna, vilket gör att vi kan tillhandahålla service av hög kvalitet.

För att verkligen optimera effektiviteten och effektiviteten hos ett distansteam bör byråer använda en myriad av verktyg och strategier.

Regelbundna incheckningar och möten tjänar till att tillhandahålla en dynamisk plattform för att diskutera framsteg, identifiera och ta itu med problem, och viktigast av allt, säkerställa anpassning över hela linjen.

Dessutom bör byråer utnyttja kraften hos projektledningsprogramvara för att sömlöst spåra deadlines och delegera uppgifter, allt samtidigt som de främjar en samarbetsmiljö som gör det möjligt för teammedlemmar att kommunicera med lätthet under hela arbetsdagen.

“På D Studio Consulting är vi noga med att fastställa tydligt definierade förväntningar och realistiska deadlines för varje projekt, vilket säkerställer att våra teammedlemmar är utrustade med de nödvändiga resurserna och det stöd som krävs för att fullt ut förverkliga sina mål.”

Sist men absolut inte minst, prioritera förtroende och kommunikation som en integrerad del av din organisatoriska etos, och cementera en grund av starka relationer med var och en av dina teammedlemmar, även i samband med distansarbete.

Daniel Samples – Nurdit

Som en Amazon PPC-byrå använder vi en hybridstruktur som kombinerar delar av en funktionell och divisionsstruktur för att maximera effektivitet och produktivitet.

Vi prioriterar kommunikation och samarbete genom att använda olika kommunikationskanaler som e-post, telefon och videokonferenser. Regelbundna incheckningar och möten är avgörande för att säkerställa att alla är på samma sida och för att ta itu med eventuella problem eller problem omgående.

Vi använder projektledningsverktyg som Trello, Asana och Monday.com för att effektivisera vårt arbetsflöde och upprätthålla transparens och ansvarsskyldighet.

Daniel främjar också en hälsosam balans mellan arbete och privatliv genom att uppmuntra sina teammedlemmar att ta pauser, prioritera egenvård och koppla av från arbetet under icke-arbetstid.

“Vår innovativa marknadsföringsbyråstruktur och effektiva teamhantering på distans gör att vi kan tillhandahålla exceptionella tjänster till våra kunder.

Vi tilldelar funktionella grupper till specifika kundkonton, vilket möjliggör skräddarsydda tjänster och personlig uppmärksamhet. Genom att prioritera vårt teams välbefinnande kan vi främja en positiv arbetskultur som främjar produktivitet, kreativitet och tillfredsställelse.”

Holly Rollins – 10x Digital

“På 10x Digital använder vi oss av en kombination av funktionella och platta strukturer.”

I en funktionell struktur är byrån organiserad i olika avdelningar utifrån de funktioner de utför, såsom SEO, PPC, PR och sociala medier. Varje avdelning har sina egna teammedlemmar som är specialiserade inom sina respektive kompetensområden.

Läsa:  Hur man integrerar Ahrefs med HubSpot (via Zapier)

Denna struktur fungerar bra i en avlägsen miljö eftersom varje team kan arbeta självständigt och samarbeta virtuellt när det behövs.

I en platt struktur finns det få ledningsskikt och teammedlemmarna har en hög grad av ansvar. Denna struktur fungerar bra i en avlägsen miljö eftersom den möjliggör större flexibilitet och smidighet när det gäller att svara på kundernas behov.

Varje kund har en projektledare som övervakar den månatliga retainern, sätter möten, skapar uppgifter för andra teammedlemmar och rapporterar till den högsta ledningen.

Holly noterar också att de har ett produktionsmöte varje vecka för att granska varje kund och ge statusuppdateringar. Team på 10x Digital använder projektledningsprogram som Trello, Basecamp och Workzone för att organisera projekt och tilldela uppgifter till olika teammedlemmar.

Hur du strukturerar din marknadsföringsbyrå

Som tidigare nämnts finns det två huvudfaktorer som kan ha en inverkan på den marknadsföringsbyråstruktur som är bäst för din organisation.

Erbjudna tjänster

Tjänsterna som du erbjuder på din digitala byrå kommer att ha den största inverkan på din byråstruktur.

Bildkälla: Munro Agency

En byrå specialiserad på SEO kommer att ha en mycket annorlunda struktur än en stor internationell byrå som erbjuder flera marknadsföringstjänster.

Som ett exempel, om din byrå bara erbjuder specialiserade tjänster som SEO för lokala företag, kan det vara bäst att implementera byråstrukturen för podmarknadsföring där du har olika team för olika projekt.

Så du kommer att ha ett team dedikerat till att serva alla dina VVS-kunder, ett annat som servar sjukvårdskunder, etc.

En byrå som erbjuder flera tjänster som SEO, sociala medier, innehållsmarknadsföring, etc., kommer sannolikt att använda den traditionella marknadsföringsbyråstrukturen. I praktiken kommer du att ha ett team dedikerat till att göra SEO för alla dina kunder och ett separat team som hanterar sociala medier för alla dina kunder.

Storleken på din byrå

Ju större din byrå är, desto mer komplex blir din struktur.

En byrå som består av flera anställda, frilansare eller entreprenörer kommer sannolikt att kräva mycket mer rapportering och ledningsöversyn än en mindre byrå.

Som sådan tenderar mindre byråer att hålla sig till podbyråstrukturen, medan större byråer tenderar att använda den traditionella eller matrisstrukturen.

Slutsats

Att implementera en marknadsföringsbyråstruktur är ett måste om du vill öka effektiviteten och produktiviteten i din byrå.

Om du inte tydligt har definierat vad din struktur är eller om du precis har startat din egen byrå, se till att välja en marknadsbyråstruktur som bäst passar din organisations unika behov.

Har din byrå implementerat en marknadsföringsbyråstruktur som vi inte nämnde i den här artikeln? I så fall vill vi gärna veta vad din modell är. Tweet till oss @seoptimer.