K. Andersson
Elektronisk fakturering har blivit obligatoriskt sedan 1 januari 2019, trots detta är det många som fortfarande letar efter den bästa lösningen för att hantera den nya metoden effektivt och utan alltför stora svårigheter.
I den här artikeln kommer vi kort att förklara hur elektronisk fakturering fungerar och vilka som är bäst elektroniska faktureringsprogram vilket avsevärt förenklar hantering och användning.
Så fungerar elektronisk fakturering
Fakturan består av ett obligatoriskt skattedokument som gör att du kan intyga en försäljning av varor eller tjänster mellan privatpersoner eller juridiska personer. Fakturan är också det dokument som reglerar det debet- och kreditförhållande som upprättas i transaktionen.
Den elektroniska fakturan är den digitaliserade versionen av den gamla pappersfakturan och ersätter den helt. Denna faktura ska upprättas via PC, surfplatta eller smartphone och ska därför alltid skickas elektroniskt till kunden formatera XML genom Exchange System (Sdl).
Bytessystemet inrättades av Skatteverket för att kontrollera giltigheten av de utställda fakturorna. Systemet kontrollerar att alla obligatoriska fält är korrekt ifyllda. Elektroniska faktureringsprogram måste samverka med detta system och erbjuda höga krav på kvalitet och tillförlitlighet.
Vissa kategorier är undantagna från kravet på elektronisk fakturering, bland dessa finns företag och egenföretagare som faller inom förmånssystemet, små jordbruksproducenter och andra kategorier, för ytterligare information uppmanar vi dig att konsultera särskild sida på Skatteverkets webbplats.
Bästa e-faktureringsprogram
Marknaden erbjuder ett stort antal pålitliga och kompletta lösningar för att hantera elektronisk fakturering enkelt och utan särskilda bekymmer.
Om du sällan utfärdar och tar emot fakturor i elektroniskt format kan du enkelt välja en av de kostnadsfria elektroniska faktureringstjänsterna, men om du behöver skicka och ta emot ett stort antal fakturor kan det vara bekvämt att välja en av de betalda lösningarna.
Assofaktura (Windows, Mac eller Linux)
Om du letar efter en snabb och gratis lösning med ett tydligt och läsbart gränssnitt för att läsa elektroniska fakturor så är Assoinvoice något för dig.
Appen är tillgänglig gratis direkt från Assoinvoice officiella webbplats, för att fortsätta med nedladdningen av den körbara filen måste du klicka på logotypen för operativsystemet som används. När du är klar med nedladdningen klickar du bara två gånger med vänster musknapp för att starta installationsproceduren som är på italienska och inte presenterar förfrågningar om installationer av sponsrade program.
När installationen är klar kan du snabbt starta Assoinvoice från Start-menyn. Vid första lanseringen kommer du att bli ombedd att acceptera licensavtalet. Sedan kan du klicka på ikonen med kolon högst upp och sedan på den mappformade knappen för att ange sökvägen dit programmet kan hitta fakturans xml-filer.
När du öppnat en faktura kan du välja visningsläge (mellan förenklat, komplett och ministeriellt) och sedan spara eller skriva ut resultatet.
Skatteverkets ansökan (Windows, Mac eller Linux)
Bland de elektroniska faktureringsprogrammen hittar vi även Skatteverkets. Verkligen Skatteverket har gjort en gratislösning tillgänglig för alla för att göra och ta emot fakturor i elektroniskt format. Programmet är faktiskt ganska komplett, tyvärr verkar det inte vara designat för att vara visuellt tillfredsställande och användarvänligt.
Det är en multiplattformslösning som dock kräver Java Virtual Machine. Den virtuella maskinen är ett program som låter dig köra vissa program på operativsystem som det annars inte skulle vara möjligt att köra dem på. I det här fallet låter Java Virtual Machine dig köra filer i jnlp-format.
För att installera Java Virtual Machine för ditt operativsystem, gå bara till Officiell Oracle Java-nedladdningssida och ladda ner den körbara filen. När du har laddat ner, dubbelklicka bara på Windows och Mac för att starta installationsproceduren.
Efter att ha slutfört installationen av Java Virtual Machine kan du ladda ner Skatteverkets elektroniska faktureringsprogram från den dedikerade sidan genom att klicka på länken “Slutföra elektronisk faktura” kallas en fil FEL18.jnlp.
När nedladdningen är klar, dubbelklicka bara för att starta programmet. Efter en kort installationsprocedur, där du måste klicka på “Springa” och sedan på “Efter dig“, kommer du att vara redo att börja använda applikationen. Driften är ganska omedelbar, för att skapa elektroniska fakturor klickar du bara på “Fil” och sedan på “Ny faktura“.
I dialogrutan kan du kontrollera typen av faktura (mellan Ordinär, Förenklad och PA) och fylla i nödvändiga fält.När du är klar klickar du bara på knappen “”.Färdiga“. Nästa steg kräver inmatning av utfärdardata och sedan kunddata. Slutligen kommer du att kunna komma åt en sammanfattningsskärm genom vilken du kan bekräfta uppgifterna.
Vid denna tidpunkt kommer applikationen att kontrollera data och om inget problem upptäcks fortsätter det med att spara. Du kan öppna tidigare sparade fakturor genom att klicka på “Fil” och sedan på “Öppen faktura“.
Fakturor skickas inte automatiskt till Exchange System (Sdl), för att skicka fakturor måste du ansluta till Skatteverkets webbplats dedikerad till fakturor och avgifterlogga in med dina referenser och ladda upp dem.
Faktura 24 (WebApp)
Att säga att fakturorna som genereras av denna tjänst är vackrare än de andra är inte fallet, för i slutändan ser de alla lika ut, för att inte tala om faktureringstjänsterna; detta ledde till att Fattura24 hittade andra former av differentiering.
Först och främst, med det grafiska gränssnittet för denna tjänst, en stor fördel för användarupplevelsen jämfört med konkurrenterna. Det är avgörande att användare (Små och medelstora företag och frilansare) kan göra allt på ett enkelt, enkelt och snabbt sätt (inte självklara mål för fakturering eller bokföringsprogram).
Mycket har fokuserats på rapporteringtillhandahåller mer än 20 rapporter som, tack vare sina algoritmer, arbetar på kunddata, gjort kompletta och begripliga även för icke-experter.
Med rapporter kan du ständigt övervaka verksamhetens hälsa, förutse problem och utnyttja alla möjligheter; som den på “Turnover” upp till helt unika rapporter som “Badge” och “Badget vs Actual”.
Dess flaggskepp, vilket framgår av recensionerna på “Trustpilot” och “Google recensioner och betyg”, är kundsupport, som upprätthåller en mycket stark mänsklig dimension. trots att det är en 100% digital verklighet.
Fattura24 är ett av få molnfaktureringsföretag som har utrustat sig med en “Kvalitetshanteringssystem” (ISO9001:2015) för att garantera produktens effektivitet och säkerhet.
Sedan början av året har Fattura24 fortsatt att utvecklas med förfrågningar som till stor del kommer från sina kunder, och fortsätter att investera stort för att erbjuda mer och mer av sin tjänst.
Gratis SiInvoice Basic Lite och Pro (WebApp)
Om du letar efter en praktisk och komplett webblösning bör du ta en titt på den som Libero föreslagit. Den har allt du behöver för att skapa elektroniska fakturor och hantera dem, dessutom tillhandahåller den de grundläggande funktionerna redan i Basic-versionen som är gratis!
Uppenbarligen om du har att göra med ett stort antal fakturor och om du vill ha automatiserad sändning av fakturor från växlingssystemet är det bättre att välja Lite eller Pro-versionen Lite-versionen kostar €29 per år + moms, Pro-versionen kostar 49 € per år + moms.
Om du vill prova webbappen kan du ansluta direkt till webbplatsen för SiFattura-tjänsten.
Laglig faktura (WebApp)
Om du föredrar WebApps och letar efter en utmärkt lösning för ditt företag, kan den som föreslagits av Infocert vara något för dig. Faktum är att för att använda den behöver du inte ha en elektronisk signatur, tjänsten kommer att underteckna för din räkning.
Appen är tillgänglig från de olika webbläsarna som stöds, bara några klick räcker för att vänja sig vid och erbjuder överkomliga hanteringskostnader. Det finns ingen gratisversion av Legalinvoices elektroniska fakturamjukvara, men tjänsten erbjuder två planer som kan anpassas till de flesta behov.
Om du har ett litet företag eller om du är en professionell kan du välja startpriset, efter de första 3 månaderna gratis går det till €4 per månad + moms. Om du däremot har ett större företag kan du välja hela planen för €7 per månad + moms (alltid med de första 3 månaderna gratis).
Om du vill veta mer, vänligen kontakta webbplatsen för tjänsten Legalinvoice.
InvoiceBuddy (WebApp)
InvoiceBuddy är en bra webbapp användbar speciellt för frilansare och företag som arbetar inom tjänsteområdet: tack vare en bekväm tidrapport integrerad direkt i faktureringsmodulen det blir lätt att hålla ett öga på de timmar som ägnas åt varje kund eller projekt.
Det låter dig också automatiskt identifiera kunder som är sena med betalningar och skicka påminnelser, organisera aktiviteterna som ska genomföras och mycket mer. Också av betydande betydelse är närvaron av stöd för flera användare vilket gör att flera personer kan samarbeta och uppdatera data.
Appen också stödjer alla typer av fakturor och direktsändning till växelsystemet.
InvoiceBuddy erbjuder ingen gratisversion, men det finns tre planer från 4,99 € per månad som kan anpassas till behoven hos varje professionell eller företag. För att ta reda på mer om tjänsten kan du besöka InvoiceBuddy officiella sida.
