Guide till SEO-projektledning (med gratis planmall)

Vad är SEO Project Management?

Här på Ahrefs arbetar vi med över 2 000 digitala byråer så att vi förstår vardagens utmaningar de står inför. En av de vanligaste utmaningarna är hur man hanterar flera SEO-projekt effektivt. Vi bad några digitala byråer som är ledande inom SEO-branschen att hjälpa till att belysa detta ämne och dela med sig av sin kunskap och expertis om hur de organiserar SEO-projekt internt.

Vi är tacksamma för bidragen till den här artikeln från följande SEO-experter:

• Tyson Hinz, COO på WebMarketers
• Laurel Miltner, Director of Digital Strategy på Orbit Media Studios
• John Lincoln, VD på Ignite Visibility

Att hantera ett SEO-projekt innebär att man jonglerar med många rörliga delar. För byråer försvåras detta jobb desto svårare eftersom det görs på flera kunder i olika stadier och komplexitetsnivåer. Ju fler kundprojekt, desto fler involverade. Saker och ting kan bli oorganiserade väldigt snabbt. Det är därför du behöver ett gediget SEO Project Management ramverk och process som är systematiserad.

Varje givet SEO-projekt kan innehålla upp till 8 (!) rörliga delar eller många fler:

1. 1. 1. SEO-webbplatsrevision på sidan
      2. Åtgärda SEO-problem på sidan (t.ex. webbplatshastighet, trasiga länkar, etc)
      3. Sökordsforskning
      4. Pågående uppsökande för länkbyggande
      5. Bakåtlänksanalys
      6. Innehållsproduktion
      7. Bloggare/PR-uppsökande
      8. Befintlig innehållsoptimering

Ett väldokumenterat system kommer att göra det enkelt att skala (lägg till fler kunder, fler projekt) och vara tillräckligt robust för att du enkelt kan introducera nya teammedlemmar eller byta ut teammedlemmar utan en stor utbildningsbörda eller behov av kompetensutveckling.

Några alternativ för att dokumentera din SEO-projektledningsprocess inkluderar:

• Intern wiki / intranät
• Enkelt MS Word- eller Google Docs-dokument
• Bearbeta sidor inom SEO projektledningsverktyg

Även om verktyg kan hjälpa dig att effektivisera och hantera alla dina SEO-projekt, måste du fortfarande börja med en solid grund av processer och ett väldokumenterat system för introduktion, drift och underhåll av SEO-projekt i din byrå.

Varför är SEO Project Management viktigt?

Principerna bakom effektiv SEO-projektledning är desamma som allmän projektledning:

1. 1. 1. Använd en formell projektstruktur
      2. Definiera projektets omfattning, mål och mål
      3. Sätt roller, ansvar och förväntningar
      4. Identifiera risker och vägspärrar
      5. Upprätthålla löpande kommunikation
      6. Mät framsteg

'Kommunikation' listas separat i princip #5 men det är också den väsentliga ingrediensen i alla principer. Det är limmet som håller ditt projekt på rätt spår och säkerställer att inget faller mellan stolarna. SEO Project Management-verktyg kan hjälpa till att systemisera din uppgiftskommunikation men du behöver också processer för hur du håller kunderna uppdaterade och förmedlar en känsla av vecko-/månatliga framsteg mot mål.

Strukturera och hantera ditt SEO-team

Det finns flera sätt att strukturera ditt team för effektiv SEO-projektledning. När du tar dig an fler kundprojekt blir arbetsflöden mer komplicerade eftersom de rörliga delarna som nämns ovan blir tredimensionella och multipla för varje projekt. När du växer kan projektuppgifter glömmas bort eller deadlines missas. Det är här projekt synlighet är nyckeln för att säkerställa att alla i teamet kan se varje projekt och alla individuella uppgifter.

John Lincoln, VD för San Diego-baserad digitalbyrå Tänd synlighet tror att hålla lagets storlek magert och elak är vägen att gå.

“När det kommer till SEO-teamstruktur är för många människor i köket ett problem. Ju fler som engagerar sig – särskilt om de är oerfarna – desto svårare blir det att få saker gjorda.”

Din teamstorlek och struktur bör återspegla den expertis du behöver för antalet projekt du har. För de flesta byråer kommer deras första SEO-anställning troligen att vara en SEO-direktör eller SEO-chef. Denna person kommer att få i uppdrag att “driva” SEO-projekt och definiera byråns processer och metoder. Det säger sig självt att denna anställning är avgörande eftersom de sätter standarden för hur SEO-arbetet går till.

När teamet expanderar är det vanligtvis denna SEO-direktör som är inflytelserik i beslutsfattandet för nästa anställning. Så hur ser du till att du anställer den bästa möjliga SEO-direktören? Lustigt nog har Google själva en syn på detta:

De rekommenderar följande 3-stegsprocess:

1. Intervjun

Under intervjun, lyssna noga på hur kandidaten pratar om hur de skulle uppfylla rollen, dvs: är de alltför fixerade vid rankningar eller är de mer holistiska och pratar om hur SEO hjälper till att uppnå kundernas övergripande affärsmål? Google rekommenderar att anlita SEO-proffs som har bevisat att de kan koppla SEO-aktiviteter och resultat till påtagligt affärsvärde.

2. Referenskontrollen

Precis som alla anställningsprocesser är det obligatoriskt att kontrollera referenser. Men Google föreslår efter att du har täckt grunderna, försök att förstå hur kandidaten tidigare väglett dem runt omkring dem (dvs: team, kamrater, kunder). Var deras SEO-resultat hållbara? Vad var balansen mellan deras kortsiktiga fixar och långsiktiga strategier? Hur framgångsrikt utbildade/förespråkade de att SEO skulle vara en integrerad del av deras kunders verksamhet?

3. Den tekniska revisionen

Ingen SEO-anställningsprocess skulle vara komplett utan att be kandidaten att lämna in en SEO-revision. Det här är din tur att “vara kunden” och uppleva hur kandidaten utvärderar en webbplats och hur de kommunicerar eventuella problem, tips för optimering och möjlighetsområden. Med kundens skor på, fråga dem vilken investering (tid, pengar, resurs) som behövs för att förbättra prestanda och bedöma hur väl de strukturerar sitt svar och kopplar varje del av arbetet till affärsvärde. För att bedöma deras tekniska granskning, kolla in vår webbplatsrevisionschecklista som ett startriktmärke.

Definiera din SEO-projektledningsprocess

Jag pratade med Tyson Hinz, COO på den kanadensiska digitala byrån WebMarketerssom driver flera SEO-projekt på språng för kunder på alla nivåer av digital mognad.

“Nyckeln till att framgångsrikt hantera flera projekt samtidigt är att ha en solid metodik och välimplementerade arbetsledningssystem.”

Tyson förklarade WebMarketers metodik för att hantera flera SEO-projekt. Byrån använder en process i fyra steg:

1. 1. 1. Forskning/Plan – I researchfasen gör de en djupdykning i analys- och revisionskundernas hemsida. Med hjälp av en mängd olika verktyg undersöker vi webbplatsens innehåll, struktur och prestanda samt konkurrenslandskapet. De identifierar de bästa möjligheterna med tanke på kundens budgetar och affärsmål och delar upp dessa möjligheter i uppgifter som läggs in i Workzone, deras projektledningsprogram. De har funnit att det är bäst att planera tre månaders SEO-uppgifter åt gången eftersom det tillåter dem att mer effektivt planera långsiktiga strategier samtidigt som de ger dem flexibiliteten att ändra kurs efter behov.
      2. Kör – I det andra steget levererar de de uppgifter som planeras. Tack vare deras grundliga research och planering har WebMarketers SEO-team alltid en tydlig bild av vad som behöver göras en viss dag. Oavsett om det handlar om att skriva bloggartiklar, förbättra rubrikstrukturen, implementera strukturerad data eller förbättra sidhastigheten, får deras SEO-team den tid de behöver för att göra saker rätt.
      3. Analysera – I analysfasen utvärderar de det genomförda arbetet och vilken påverkan det hade på sina kunders webbsidor. Vid det här tillfället ställer de sig frågor som “drev blogginlägget den förväntade trafiken?”, “hur effektiva var de nya metabeskrivningarna för att förbättra CTR?”, eller “hur mycket kunde de minska laddningstiden efter att ha förminskat CSS och Javascript”. Detta analyssteg är avgörande, eftersom utan det kan kundens pengar gå till spillo om du helt enkelt går vidare med uppgifter utan att kontrollera effekten.
      4. Justera – När de har analyserat resultatet av SEO-planen kan de göra justeringar efter behov för att förbättra resultaten såväl som övergripande processer. Justeringar görs av en mängd olika anledningar – om något fungerar bättre än förväntat kan de fördubbla det och/eller replikera det där det är möjligt.

Om dessa steg verkar bekanta beror det på att de är baserade på PDCA, eller Deming-hjulet. Medan det har sitt ursprung i tillverkningsarenan, är förvaltningsmetoden i fyra steg lika effektiv för marknadsföring och är ett sätt att kontinuerligt förbättra processer och få bättre resultat.

Kontinuerlig förbättring är något som varje marknadsföringsbyrå bör sträva efter. Inte bara för att det förbättrar resultatet för kunderna, utan också för att det gör det möjligt för byråer att förfina sina processer, eliminera tidsspillan och arbeta mer lönsamt.

WebMarketers-teamet på deras kontor i Ottawa

Sammanför allt med Project Management Tools

Samtidigt som forskning, exekvering, analys och justering är ett utmärkt sätt att säkerställa kontinuerliga förbättringar; på egen hand räcker det inte. En svår verklighet för många byråer att hantera är att det finns ett begränsat antal timmar på en vecka, såväl som ett begränsat antal händer på däck för att göra det arbete och analys som krävs för att ta teorin och omsätta den i praktiken. Tysons team förlitar sig på ett arbetsflödeshanteringsverktyg för att hålla allt organiserat på ett ställe.

“Vi använder Workzone för att säkerställa att uppgifter inte bara planeras och tilldelas rätt person, utan också att arbetsbelastningen är utspridd och planerad att slutföras före våra kunders faktureringsdatum.”

Med denna programvara kan chefer se de anställdas dagliga arbetsbelastning, identifiera potentiella problem innan de uppstår och se till att alla SEO-projekt är på rätt spår – oavsett hur många av dem det finns.

Orbit Media Studios team

Laurel Miltner är direktör för digital strategi på den Chicago-baserade digitala byrån, Orbit Media Studios och hon förlitar sig också mycket på processer och verktyg för att hantera byråns SEO-projektarbete.

“Process och dokumentation har blivit avgörande element för framgångsrik SEO-projektledning på Orbit. Det är viktigt för oss att hjälpa kunder att spåra SEO-prestandaförbättringar på både makro- (webbplatsomfattande) och mikronivå (sida-för-sida och nyckelämnen). “

Till skillnad från de flesta traditionella webbprojekt som startar och slutar eller har definierade datum, pågår de flesta SEO-projekt. Visst finns det engångsuppgifter i början av ett projekt men månatliga aktiviteter som innehållsskapande, uppsökande och länkbyggande är vanliga “retainer”-objekt.

“Rapporteringsramverk måste vara en del av processen, samt dokumentera vad som gjordes och när. Vi startar varje program och projekt med att fråga “Vad försöker vi åstadkomma och hur ska vi spåra det?”

Orbit Media Studios kopplar SEO-uppgifter till projektresultat

SEO-projektledningsverktyg bör hjälpa dig att kommunicera framsteg både internt med ditt team och externt med dina kunder. Som Laurel nämner hjälper denna nivå av rapportering tillbaka till kunden att kommunicera värdet som din byrå levererar tillbaka till kundens verksamhet.

Vanliga problem och hur man övervinner dem

Ingen dokumenterad process

Det gör inte bara varje projekt ineffektivt och inkonsekvent, utan att det inte finns någon dokumenterad process betyder det att du måste uppfinna hjulet på nytt varje gång och ditt arbetsflöde är beroende av kunskap som sitter fast i folks huvud – kanske till och med ditt! Lösningen: “open-sourcing” av din kunskap inom din byrå gör allt du gör skalbart. När processer väl är dokumenterade kan du ta med fler personer att lära sig och utföra enligt din process. Detta är det enda sättet att växa effektivt när du tar med fler SEO-klientprojekt.

Scope Creep och Endless Revisions

SEO Project Management-processer kan hjälpa dig att organisera arbetet internt men de har också en stor fördel för att hjälpa till att strukturera projektet och ställa tydliga förväntningar hos din kund. Omfattningskrypning är ett mycket vanligt problem för byråer och kan kosta tusentals över tiden. Lösningen: implementera tydliga förväntningar för varje steg i projektet och definiera revisioner och timmar om du fakturerar baserat på milstolpar/leveranser.

Brist på kommunikation

Vikten av tydlig, konstant kommunikation kan inte överskattas. Utan bra kommunikation går effektiviteten sönder vilket påverkar tidslinjer, budgetar, kvalitet och kan vara skadligt för byrå-kund-relationen. Lösningen: vissa projektledare säger att det inte finns något som heter överkommunikation. Att använda ett arbetsflödesverktyg för projektledning nedan kommer att hjälpa till att automatisera och koordinera mycket av kommunikationen i ett team så att alla kan se vad alla andra arbetar med och hur alla rörliga delar är relaterade och fortskrider.

Populära verktyg för SEO-projektledning

Trello

Trello populariserade “kanban-tavlan” där uppgifter är representerade på kort. Dessa kort är sedan organiserade i kolumner på en styrelse. Kolumner representerar vanligtvis stadier av projektet (från vänster till höger) men de kan ställas in hur du vill.

I exemplet med projektstadier kommer ett kort in i den första kolumnen till vänster och går över till höger sida av brädet tills det är färdigt.

Kort kan ha en mängd olika attribut, inklusive ägare, prioriteringar, kategorier, deadlines, etc. Du kan bifoga media och alla filer till kort för att hålla ihop saker och ting.

Trello har blivit populärt på grund av sin enkelhet och flexibilitet. Så mycket att ett helt ekosystem av tilläggsappar har dykt upp för att stödja Trello-användare. Till exempel, Blue Cat rapporterar ger enkel rapportering och analys för Trello så att du kan förstå hur kort (alias uppgifter) presterar i hela ditt arbetsflöde.

Asana

Asana är ett av de mest populära fullfjädrade projektledningsverktygen som används av digitala byråer. Asanas låga pris har hjälpt dem att lyckas fånga en anständig del av SEO-projektledningsmarknaden. Liksom Trello har Asana också en kanban-vy (eller “brädlayout” som de kallar det) men låter dig också visualisera dina uppgifter på flera andra sätt, inklusive den traditionella Gantt (eller “tidslinjevy”):

Listvy:

och kalendervy:

Arbetszon

Som Asana, Arbetszon är en komplett projektledningssvit med många av samma funktioner, men dess fokus ligger på lagomfattande användning.

Detta är bra för stora byråer med massor av personal som behöver samarbeta. I den här situationen, ju mer som Workzone blir navet för alla kommunikationer och uppgifter, desto mer projektsynlighet och effektivitet vinner hela byrån.

Linkio

Linkio specialiserar sig på programvara för att hantera din bakåtlänkskampanjhantering med superanvändbara funktioner för länkprospektering och bloggare.

Kalkylblad

När allt annat misslyckas finns det alltid Excel eller Google Sheets (btw, här är ett coolt hack: skriv “sheet.new” i Chromes adressfält för att omedelbart skapa ett nytt Google Sheet). Kalkylblad är en beprövad metod för enkel uppgiftshantering och statusspårning. Trots de avancerade verktygen ovan är kalkylblad fortfarande förmodligen den mest populära metoden för SEO-projektledning. De är enkla, välbekanta och i sig anpassningsbara.

Om du börjar med SEO-projektledning, ladda ner vår kostnadsfria Excel-mall nedan:

Nästa steg

Vi har täckt grunderna för SEO Project Management i den här artikeln och refererat till tre SEO-experter från ledande digitala byråer i branschen. Nu är det din tur att omsätta teori i praktiken. Om du tar bort bara en insikt från dessa experter är det vikten av kommunikation. Varje process och metodik de har infört i sina SEO-projekt stöds av kommunikation både internt och externt. Arbetsflödesverktyg kommer definitivt att hjälpa till att möjliggöra denna kommunikation.

Du behöver också gedigen dokumentation för att beskriva hur du gör saker och steg för varje uppgift. Detta hjälper dig att skala dina tjänster när du kommer med fler kunder. Du måste ta bort beroenden av människor och resurser. Om du inte gör detta kommer du att träffa flaskhalsar i ditt arbetsflöde och börja tappa effektivitet i ditt arbete.

Men allt ovanstående är irrelevant om du inte har skickliga utövare i ditt lag. Den mest värdefulla tillgången i din byrå är ditt folk. Att anställa de bästa från dag ett hjälper dig att lyckas!

Om du vill dela med dig av dina SEO Project Management tips och hacks, twittra till oss med hashtaggen #seoptimer.