Teknisk Marknadsföring, Tjäna pengar på dina Bloggar och Prylar

Hur man avfyrar en klient (med exempelskript)

Hur man avfyrar en klient (med exempelskript)

Att ha många kunder på din byrå är fantastiskt, det speglar din förmåga att leverera effektiva affärsresultat för dina kunder och visar upp din organisations effektivitet.

Men alla kunder är inte så bra. Faktum är att vissa kunder faktiskt kan ha en negativ inverkan på din byrå.

Av denna anledning måste byråägare och chefer vara mycket selektiva i förhållande till de kunder de tar på sig.

Och om du har insett att du har gjort ett misstag måste du veta hur du avskedar en kund på ett lämpligt sätt för att inte skada din organisations rykte eller ha någon negativ inverkan på din byrå.

I den här artikeln kommer du att lära dig hur du ska säga upp en kund från din byrå. I slutet av det här inlägget kommer du också att kunna ladda ner ett exempelbrev som du kan använda för att avskeda en klient.

Eftersom Ahrefs regelbundet arbetar med tusentals digitala byråer, bad vi ledande grundare och chefer för digitala byråer att dela med sig av sina tips och feedback om hur de går tillväga för att släppa taget om sina kunder på ett professionellt sätt.

Byråns grundare presenteras i denna artikel

Vi vill tacka följande bidragsgivare för att de delar med sig av sina professionella insikter och gör den här artikeln möjlig:

  • Lirim Ajroni, VD och grundare @ Ajroni Enterprise. Förenta staterna
  • Brenton Thomas, grundare @ Twibi, USA
  • Jason Rutel, grundare @ Creative Nomads, USA
  • Darryl Stevens, grundare @ Digitech Web Design, USA
  • Peter Mendez, medgrundare @ Crafted, USA
  • Aaron Gray, grundare @ Pursuit Digital, Australien
  • Cassandra Gucwa, grundare @ Menerva Digital, USA
  • Zack Bowlby, VD @ ROI Amplified, USA

Varför sparka en kund från din byrå?

Sanningen är att ibland blir byråkunder dåliga.

Detta kan inträffa tidigt under klientintroduktionsprocessen eller månader in i arbetsrelationen.

Men att säga upp en kund är ett beslut som du inte bör ta lätt på. Bara för att du och klienten står inför vissa problem eller utmaningar ger dig inte tillåtelse att släppa dem.

Att avskeda klienten bör vara ditt sista alternativ.

Lirim Ajroni, grundare och VD för Ajroni Enterprisesen webbdesign- och digitalbyrå i Florida, konstaterar att de alltid försöker hitta en lösning tillsammans med kunden.

“Innan vi överväger beslutet att skiljas, har vi uttömt alla ansträngningar för att ta itu med eventuella utmaningar. Vi engagerar oss i öppen och ärlig kommunikation, söker lösningar och förstår kundens perspektiv. “

Men eftersom du läser det här inlägget har du förmodligen kommit förbi den punkten. Att veta när man ska sparka en kund är lika viktigt som att veta hur. Det finns flera skäl som kan vara tecken på att du ska släppa taget om en klient:

Läsa:  Hur beräknar Modash falska följare?

Konsekventa sena betalningar

Som alla andra företag måste en byrå också betala affärskostnader som hyra, löner, utrustning etc.

Även om den digitala byråns affärsmodell inte är så kassaflödesintensiv, måste du ändå göra det hantera din byrås kassaflöde och generera ett konsekvent flöde av betalningar som kommer in från kunder för att betala utgifter och personallöner.

En kund som fortsätter att betala sent kommer att belasta ditt kassaflöde i onödan. Och för att inte tala om, ingen tycker om att behöva jaga kunder för att få fakturor betalda.

Om kunden inte betalar fakturor – kan du behöva pausa arbetet tills de kan betala en faktura.”

– Cassandra Gucwa, grundare på Menerva Digital

Om en kund fortsätter att leverera sena betalningar eller fortsätter att pruta om priset kan det vara ett tecken på att du måste skiljas åt.

Kunden fortsätter att ställa orealistiska krav

Byrålivet handlar om att göra ditt bästa för att tillfredsställa dina kunder och leverera exceptionella tjänster som ger verkliga affärsresultat.

Och ja, många gånger kommer detta att resultera i att du måste lyssna på en kunds orealistiska förväntningar, få ditt team att arbeta sent eller revidera annonsmaterial tills kunden är nöjd.

Vissa kunder kommer sannolikt att driva på att få ut mer av din byrå än vad du har kommit överens om eller vad projektets omfattning beskriver. (T.ex. att be om konsekventa ändringar av en design för en ny annonskampanj.)

Aaron Gray är grundaren av Pursuit Digital, en ledande digital marknadsföringsbyrå i Australien. Aaron tror att att attrahera rätt kunder är en fråga om tydlig kommunikation och att sätta rätt förväntningar från början.

Han håller dock med om att det kommer en tid då det är nödvändigt att dra gränsen.

“När det gäller röda flaggor att hålla utkik efter när man tar in nya kunder, finns det flera. En brist på tydlig kommunikation eller orealistiska förväntningar kan vara tidiga indikatorer på potentiella problem längre fram.”

Det kan komma en tid då deras krav blir helt orealistiska och orimliga. Omfattning krypa är faktiskt en vanlig företeelse och måste tas om hand så snart som möjligt.

Bildkälla: JadeALM

Om detta händer måste du sätta en tydlig gräns och åtgärda problemet. Men om det kvarstår kan det vara bättre att släppa den klienten.

Kunden påverkar personalens moral

De typer av kunder du har på din byrå har stor inverkan på din personalmoral.

Läsa:  Hur man uppgraderar till Windows 11

Om en klient missbrukar eller har ett dåligt humör, och tar ut det på din personal, måste du allvarligt överväga om du vill behålla dem.

Du kan inte få personal att känna sig demotiverad på grund av en enskild klients dåliga beteende.

Peter Mendez är medgrundare av Tillverkad, en kreativ digital byrå med kontor i New York City och Miami. Han tror att en stor röd flagga är när en klient tar hårt på lagets moral.

De flesta kanske tycker att du inte ska blanda känslor och affärer, men här är grejen, ömsesidig respekt är kreativitetens dolda valuta.”

Detta kommer inte bara att ha en negativ effekt på deras resultat för det specifika kontot, utan kan till och med påverka deras övergripande arbetsprestanda, vilket leder till lägre kvalitet på arbetet på andra kundkonton.

Eller ännu värre, du kan sluta med att en gruppmedlem säger upp sig på grund av den giftiga relationen med klienten.

Du har uttömt alla alternativ för att förbättra situationen

Om du har upplevt konsekventa problem med en klient och försökt allt för att förbättra situationen, kan det vara ett tecken på att avsluta ditt samarbete med dem.

Situationen har en negativ inverkan på din ekonomi

Om du har varit i spelet tillräckligt länge kommer du att se att vissa kunder bara är olönsamma.

Tid är pengar, och om en klient fortsätter att slösa bort värdefull tid genom att förkasta idéer eller ta upp mer tid än vad de är värda, så kommer du att förlora pengar i det långa loppet.

Hur man sparkar en klient på rätt sätt

Det finns sätt att avskeda en kund utan att skada din byrås rykte. Tänk på följande tips när du avslutar relationen med en klient:

Dokumentera allt

Innan du officiellt kommunicerar med klienten måste du förbereda ett dokument med alla stödjande skäl för att avskeda klienten. Detta dokument är endast för interna ändamål och bör inte delas med kunden.

Darryl Stevens är grundare och VD för Digitech webbdesign i Austin, Texas. Darryl konstaterar att du måste vara kristallklar om varför du avslutar förhållandet.

“Oavsett hur mycket du än vill är det aldrig klokt att helt enkelt sparka en kund utan att dokumentera orsaken. Detta kan vara allt från dålig kommunikation eller bristande betalning, men det är viktigt att se till att du är kristallklar med varför du tar det här steget.”

Ring, maila inte

Det värsta du kan göra när du avskedar en klient är att bara göra det genom att skicka ett e-postmeddelande. Det här är som att göra slut med någon via sms.

Istället bör du ha ett möte ansikte mot ansikte eller ett telefonsamtal med klienten för att förklara situationen och för att leverera nyheter. Detta är också det perfekta tillfället att diskutera kontoöverlämnandet, ge ersättningsförslag, lyfta fram projektframgångar etc.

Läsa:  Hur man skapar ankarlänkar i WordPress (utan plugin)

Förolämpa inte kunden

När du säger upp en kund från din byrå vill du till varje pris undvika att kränka dem. En missnöjd kund kan säga illa om din byrå eller lämna en negativ recension av din byrå.

Även om klienten troligen är orsaken till att relationen blir sur, bör du inte göra det till fokuspunkten för samtalet. Cassandra från Menerva Digital ger ett bra exempel på hur du kan flytta bort skulden från klienten.

“Vårt företag är pivoterande och behöver fokusera resurserna i en ny riktning, vilket innebär att vi inte kommer att kunna fortsätta serva dig hur du behöver servas.”

Visa respekt

När du för diskussionen med klienten, se till att använda en lugn ton och ett neutralt språk. Det sista du vill göra är att starta en konflikt eller ett argument, så låt dig inte låta aggressivt.

Brenton Thomas, grundare av Twibien digital byrå som betjänar kunder från hela världen, betonar vikten av att förbli professionell när du säger upp en kund.

”Även om du säger upp en kund är det viktigt att vara det professionell. Det innebär att kommunicera med kunden på ett respektfullt och tydligt sätt.”

Brenton noterar att att avskeda en kund kan vara en rörig process och att byråer bör vara beredda på ett potentiellt nedfall från kunden.

“Klienten kan vara arg eller upprörd, och de kan försöka skada ditt rykte. Var beredd på detta och ha en plan på plats för att hantera det.”

Avsluta aktuella leveranser, låt dem inte hänga

Istället för att bara låta kunden torka måste du se till att du avslutar de aktuella leveranserna och avslutar eventuella utestående projekt.

Kontrollera också att du följer villkoren som anges i ditt kontrakt med kunden.

“Vi brukar försöka få det att fungera men om vi inte kan släpper vi dem vanligtvis från sitt kontrakt. Oavsett vad som händer lämnar vi dem på en bättre plats än när vi började.”

Zack Bowlby, VD på ROI förstärkt

När du avslutar de nuvarande leveranserna, se till att kvaliteten på ditt arbete förblir av hög standard. Även om du avslutar relationen med klienten, vill du inte ge dem någon ammunition som de kan använda för att smutskasta din byrå.

En del av denna process innebär att ge en kund ett överlämnandedokument som innehåller alla lösenord och inloggningsuppgifter till konton du skapat för deras räkning, en lista över alla tillgångar du gjort, övertagandeinstruktioner, pågående projekt, etc.

Bildkälla: Smartsheet

Jason Rutel är grundaren av Kreativa nomader, en digital byrå baserad i Northlake, Texas. Han understryker vikten av att upprätthålla sina åtaganden gentemot kunderna och menar att det lönar sig i längden.

“Vi uppfyller alla återstående skyldigheter, och om det behövs hjälper jag dem att hitta en alternativ tjänsteleverantör.”

Låt inte kunden påverka dig

Om du ständigt levererar exceptionell service och genererar affärstillväxt för din kund, kommer de förmodligen att vilja övertyga dig om att ompröva ditt beslut.

Läsa:  Hur man integrerar Ahrefs med Mailchimp (via Zapier)

Detta beror på att de kommer att ha det sämre utan dina tjänster.

Även om kunden försöker göra allt och lovar alla möjliga typer, vill du stå fast och hålla fast vid ditt beslut.

Dessutom, om klienten ser att de har förmågan att ändra dig, då ger du klienten övertaget och de kommer sannolikt att fortsätta ge dig problem längre fram.

Exempelskript för att aktivera en klient

Här är ett exempelskript som du kan använda om du inte vet vad du ska säga när du sparkar en klient.

Hallå, [Client’s Name]. Jag ville ha ett samtal med dig idag om vår professionella relation.

Efter noggrant övervägande och diskussioner inom vår byrå tror vi att det skulle vara i båda parters intresse att avsluta vårt engagemang.

Vi värdesätter våra kunder och strävar efter att upprätthålla partnerskap baserade på förtroende, respekt och gemensamma mål. Men trots våra ansträngningar att ta itu med vissa problem och uppfylla dina förväntningar, har vi stött på pågående utmaningar som avsevärt har påverkat vår förmåga att leverera våra tjänster effektivt.

Specifikt har vi ställts inför följande problem: [Briefly describe the concerns or challenges you’ve encountered].

Vi förstår vikten av en smidig övergång och vi är angelägna om att säkerställa minimala störningar i din verksamhet. Vi kommer att tillhandahålla all nödvändig dokumentation, tillgångar och information relaterad till vårt arbete tillsammans, vilket möjliggör en sömlös överlämning till din nya tjänsteleverantör.

Vi uppskattar verkligen möjligheten att ha tjänat ditt företag och är tacksamma för de erfarenheter vi har delat. Vi önskar dig lycka till i dina framtida ansträngningar och hoppas att du hittar en partner som bättre passar dina behov.

Tack för din förståelse i denna fråga. Vi värdesätter verkligen det samarbete vi har haft tidigare.

Slutsats

Att sparka en kund är inte en lätt uppgift och bör övervägas noggrant, eftersom detta kan ha en stor inverkan på din slutresultat, särskilt om det är en stor kund.

Med det sagt kan giftiga kunder faktiskt göra mer skada än nytta, och kan kväva din byrås tillväxt och ha en negativ inverkan på den allmänna medarbetarnas tillfredsställelse.

Oroa dig dock inte, för varje dålig kund finns det förmodligen fem andra fantastiska kunder där ute.