Teknisk Marknadsföring, Tjäna pengar på dina Bloggar och Prylar

Hur man har meningsfulla möten

Hur man har meningsfulla möten

Möten har varit en del av affärskulturen sedan dag ett, och du kommer att kämpa för att hitta ett företag som inte använder dem på ett eller annat sätt. Affärsmöten har bestått tidens tand eftersom de kan vara bra sätt att hålla sig uppdaterad med alla i ett team, ta reda på idéer, skapa nya handlingsplaner och informera människor om viktiga uppdateringar och tillkännagivanden.

Problemet med möten är att de mer än inte kan kännas som ett slöseri med tid för de anställda. Med digital kommunikation nu en sådan nyckelkomponent i affärer kan många mötes ursprungliga syfte nu fullföljas med ett snabbt e-postmeddelande.

Det betyder inte att affärsmöten är föråldrade. Istället måste de omstruktureras och omfokuseras för att få ett genuint värde. Här är en guide som ska hjälpa dig att göra dina ineffektiva sammankomster till högpresterande, meningsfulla möten.

Skapa en Mötesmall

Att skapa en mötesmall är en bra idé för att hålla mötet strukturerat och förhindra att det går ur spår. En mall är ett dokument som hjälper dig att organisera och planera mötet, så att du kan ta reda på några av de viktigaste detaljerna i förväg.

Att fylla i en mall och dela ut den till alla som deltar i mötet i förväg kommer att bidra till att alla är förberedda. Genom att ge folk den här informationen innan sessionen börjar, kommer du att upptäcka att fler människor kommer att kunna engagera sig bättre i ämnet, vilket resulterar i ett mer konstruktivt möte.

Det finns inga strikta regler för att skapa din mötesmall. Det är dock en bra idé att när du kommer med en struktur håller du den enhetlig och konsekvent genom hela din verksamhet.

En mötesmall bör ha avsnitt där du kan anteckna viktiga detaljer, till exempel:

  • Vem deltar i mötet
  • Vem är huvudtalaren
  • Vad är mötets ämne
  • Tid, datum och plats för mötet
  • Anteckningar från mötet inklusive eventuella handlingsplaner
Läsa:  Anatomy of a Landing Page: 9 Essential Elements

Med en mall kommer du att upptäcka att dina möten går mycket smidigare, håller sig bättre på rätt spår, är generellt mer effektiva och har bättre tidshantering.

Ha en tydlig agenda

Den sämsta sortens möte är ett möte för sakens skull. Eftersom dessa sammankomster är en central del av affärskulturen känner många företagsägare och teamledare sig pressade att de behöver ha dem så ofta som möjligt.

Regelbunden kontakt med anställda kan vara bra; Men att gå in på dessa möten utan en tydlig plan för vad det kommer att handla om kan vara frustrerande för personalen. Dessutom kan det vara ännu mer frustrerande för personalen när det finns en plan, men den har inte kommunicerats till dem, vilket gör att de känner sig blinda.

När du bjuder in personal att delta i ett möte, se till att beskriva exakt vad mötet kommer att handla om och vilka mål du vill uppnå. Genom att göra detta kommer personalen att förbereda sig bättre för mötet. Det har också den extra fördelen att du kan driva mötet till att hitta en lösning och fullfölja målet, vilket hjälper dig att skapa mer meningsfulla möten.

Ställ in en tydlig tidsskala – och håll dig till den

På frågan om vad som stör dem mest med företagsmöten kommer majoriteten av personalen att nämna att de vanligtvis tar för lång tid. Trots att det är utformat som ett verktyg för att hjälpa arbetare, om ett möte överskrids, kan det få motsatt effekt och faktiskt orsaka mer stress.

Om ett möte pågår i timmar och inte slutar med en solid slutsats eller inga framsteg har gjorts, kommer de flesta att tycka att mötet är slöseri med tid.

Dessutom, eftersom en betydande del av deras tid har gått förlorad, innebär det att personalen skulle få en kortare tidsram för att slutföra sitt arbete, vilket leder till att de tvingas arbeta övertid för att slutföra sina uppgifter.

Läsa:  Hur ditt team kan uppnå samarbete på sociala medier

Denna sista punkt kan göras ännu mer irriterande om mötet annonserades i sista minuten, eftersom det innebär att personalen kommer att ha lite tid att planera sina scheman kring detta.

För att undvika den här typen av problem är det viktigt att du förbättrar din tidshantering och anger en tydlig tidsskala för mötet och gör allt du kan för att hålla dig till den. Det är också lika viktigt att veta hur lång tid ett möte realistiskt sett behöver.

De flesta möten behöver inte pågå längre än en timme, och om du bara håller ett veckovis möte med din personal, kan det enkelt sammanfattas till en snabb 15-minuters chatt eller till och med ett e-postmeddelande.

Om du ska ha flera talare i ett möte som presenterar idéer eller figurer, ge dem definierade tidsgränser att hålla sin presentation till. Om du gör det säkerställer du att det inte blir något tjafs, och det kommer också att hjälpa till att hålla mötet intressant, eftersom människor kan tappa fokus om mötena varar länge.

Bjud endast in personal som mötet är relevant för

Det är viktigt att inse att inte alla anställda behöver delta i varje möte. Detta beror på att det måste finnas möten som bara rör en viss aspekt eller avdelning av ett företag. För att säkerställa att ingen av din personal lämnar ett möte med tanken “jag behövde verkligen inte vara där”, se till att tänka på hur viktig informationen eller ämnet är för varje anställd.

Om du till exempel håller ett möte för att försöka utveckla en ny marknadsföringskampanj för sociala medier, tänk på de avdelningar där detta skulle vara relevant. Det är vettigt att inkludera de som arbetar på marknadsavdelningen och dina SEO-specialister; men det kanske inte är så lönsamt att också bjuda in ditt säljteam eller personal från andra oassocierade avdelningar.

Läsa:  Hur du återanvänder din podcast från och med nu

Vissa teamledare kan hävda att inkludering av personer med olika färdigheter kan innebära att få idéer som ligger utanför ramarna. Sanningen i denna situation kommer dock att vara att de som inte har erfarenhet av mötesämnet kommer att känna sig ur sitt djup och kommer att vara mindre benägna att bidra och komma med förslag, eftersom de inte har någon expertis om vad som diskuteras. Detta innebär i slutändan att det kommer att anses vara slöseri med tid för dessa deltagare som inte är relevanta för mötet.

Så när du planerar ett möte och utarbetar vem som ska inkluderas, se till att du bara bjuder in personal till vilka ämnet är mycket fokuserat och deras arbetslinje.

Håll protokoll från mötet

Ett möte kommer att vara ganska meningslöst om ingen som deltog i det har något minne av det. Det är därför det är viktigt att folk tar anteckningar om vad som har diskuterats så att det finns ett dokument att se tillbaka på och använda.

Så många möten blir överflödiga för att människor har försummat att notera vad som har hänt och vad mötet har åstadkommit.

För att säkerställa att detta inte händer ditt företag, gör ett försök att anteckna på din mall alla viktiga beslut som har fattats, alla viktiga takeaways, såväl som nästa steg som människor behöver agera.

Om du håller ett möte som inkluderar ett fåtal personer kan det vara bättre att välja en pålitlig person som är den enda anteckningstagaren för mötet. Detta kommer att tillåta andra att vara mer konverserande och bättre fokusera på diskussionen och idégenereringen.

När man använder detta tillvägagångssätt är det viktigt att anteckningstagaren sammanfattar allt som sagts – ungefär som en slutsats i slutet av en artikel – så att ingenting har missats och alla är överens. Det är också bästa praxis att digitalisera dessa anteckningar och skicka ut dem till alla mottagare.

Läsa:  Hur man bygger förtroende från dina potentiella kunder och odlar dem

Slutsats

Möten kan vara ett kraftfullt sätt för företag att utveckla lösningar och dela idéer. Men för att vara mest effektiva måste de utföras med den optimala strukturen.

När du planerar ditt nästa möte, se till att använda en mall som beskriver all nyckelinformation, som starttid, sluttid, huvudtalare, ämne, mål och mer. Genom att göra det säkerställs att mötet hålls på rätt spår och att ingen avviker från huvudämnet för länge.

Att ha en agenda kommer att förbättra ett möte ytterligare, eftersom personalen vet vad de kan förvänta sig och kommer att kunna vara mer förberedda, vilket kan ge dem möjlighet att engagera sig i ämnet bättre.

Det är också viktigt att inkludera rätt personal för varje möte och registrera resultatet av mötet så att det lättare kan åtgärdas i framtiden.

Möten är en stor del av vår kultur här på Click Intelligence, och att genomföra dessa förslag har hjälpt oss att skapa täta, välstrukturerade och viktigast av allt, meningsfulla möten. Om du vill lära dig mer om vad vi gör och vad mer vi har lyckats med, se till att läsa mer om oss.

Genom att sätta dessa tips och strukturer på plats kommer du att kunna skapa ett möte som kommer att kännas viktigt och meningsfullt, där personalen kommer att gå därifrån och känna sig upprymd och att framsteg har gjorts. Möten är ett av de största vapnen företagsledare har för att skapa framgång, så se till att maximera din produktion genom att strukturera möten på rätt sätt.