K. Andersson
Ett särskilt populärt alternativ Microsoft Outlookdet är automatiska svar. Office-e-post låter dig skicka ett e-postmeddelande även om du faktiskt inte är framför din dator.
Denna funktion används mest av proffs på semester. På så sätt lyckas de meddela sin frånvaro och vid behov att lämna kontaktuppgifteralternativ.
Att lära hur man sätter automatiskt svar i Outlook måste du utgå från inställningar. Härifrån måste du välja ett menyalternativ med en särskild titel Automatiska svar.
Härifrån kommer vi in på detaljerna om hur du ställer in Outlooks automatiska svar: från och med formateringsvalupp till indikationerna på Start och av slutet av tjänsten. Utan att glömma möjligheten att aktivera automatiskt svar för endast en specifikt urval av avsändare.
Slutligen är det bra att komma ihåg att det finns olika förinställda e-postmallar att använda som automatiska svar. Ur denna synvinkel är webben full av förslag, som ofta delar vissa aspekter.
Det första är det opersonlig stil, med tanke på att du aldrig vet vem svaret kommer att skickas till. Det andra gäller typ av information att ange i meddelandet: denna aspekt är dock strikt kopplad till den individuella användarens behov.
1. Var finns det automatiska svaret i Outlook
Fastweb Plus skärmdump
Lära sig hur man sätter automatiskt svar i Outlook är det väldigt snabbt och enkelt. Det första du ska göra är att identifiera inställningarav e-post av Office-paketet.
där plats för inställningsmenyn varierar beroende på vilken programvara som används. Öppnar e-post i skrivbordsversion du måste flytta muspekaren till in-området överst till höger på skärmen, på kugghjulsikonen. Sedan måste du klicka på objektet Visa alla Outlook-inställningar.
Om du kommer åt e-postmeddelandet frånmobil appmåste du först klicka på Outlook-logotyp, placerad överst till vänster. Så vi måste gå motnedre vänstra hörnetför att hitta samma Inställningsikon som ovan.
Vid det här laget står vi inför flera meny och undermeny av olika nivå. Huvudpunkterna gäller Allmänna Inställningarde som avser posttill kalender och kl människor.
Det första man ska välja är Post. Vid denna tidpunkt kommer flera ad hoc-poster att visas i den högra kolumnen: från Layout till Bilagorfrån Regler till Städafrån Personaliseringhandlingar till Synkronisera din e-post.
Du måste visuellt rulla den här kolumnen till dess nedre ände och sedan klicka på objektet Automatiska svar: härifrån kommer det äntligen att vara möjligt att börja skriv e-postmeddelanden att skicka.
2. Hur man ställer in autosvar i Outlook
Fastweb Plus skärmdump
Från inställningsmenyn Automatiska svar du kan komma igång fyll i meddelandet som faktiskt skickas automatiskt av Outlook. För att göra detta måste du först markera objektet Aktivera automatiska svar.
Vid denna tidpunkt kommer programvaran att ställas in för att automatiskt svara på alla mottagna e-postmeddelanden. För sätta gränser hans handlingar måste markeras Skicka svar endast under en viss tid. Så du måste ange datum och dentimmar startdatum och slutdatum och tid.
För skriv meddelandet du måste använda fönstret nedan: ett utrymme som på alla sätt liknar det som är tillägnat normal e-postsammanställning produktion.
Outlooks automatiska e-postmeddelanden inkluderar alla de större formateringsinställningar av manuella utbyten. Användaren kan välja typ och storlek på karaktär används, samt kan lägga till föremål i Djärvi kursivi understruken eller in struken.
Det kan ingripa på färger och igen höjdpunkterkan han tillägga listor, citat, upphöjda texter Och prenumerationer. Kan även sätta in hyperlänkar och även tabeller i perfekt Excel-stil.
För spara det automatiska svaret klicka bara på knappen Spara. Om rutan inte är markerad Skicka svar endast till kontakterkommer meddelandet att skickas automatiskt till alla.
3. Vad du ska skriva i det automatiska svaret
Fastweb Plus skärmdump
De typ av meddelande att ingå i ett automatiskt svar ändras beroende på individens behov. Många använder den här tjänsten när de är inne högtider.
I det här fallet delar de många exemplen på automatiska svar på webben några grundläggande steg. Den första gäller opersonlig ton: man måste i själva verket överväga att meddelandet kommer att skickas till olika personer, med vilka det kan finnas mer eller mindre djupgående relationer.
Denna typ av kommunikation tenderar att starta utan “god morgon” eller “god kväll”: tvärtom är den begränsad till tacka avsändaren för e-postmeddelandet. Sedan går vi vidare till den viktigaste informationen, det vill säga den som rör din tillgänglighet.
Vanligtvis uppmärksammar de som förbereder ett automatiskt mejl att skicka under semestern framför allt ange de dagar då det inte kommer att vara tillgängligt. Om halvdagar är inplanerade är detta viktigt ange även ut- och returtider på jobbet.
En annan viktig aspekt att ta hänsyn till är i kontakt från tillförsel. Under semestern kan det hända att du befinner dig i förhållanden av begränsad tillgång till internet: det kan därför vara användbart att tillhandahålla en annan personlig adress (ofta ett telefonnummer) att kontakta i nödfall.
Alternativt är det möjligt nämn en tillgänglig professionell: dessa kan vara kollegor, men även avdelningschefer. På så sätt kommer avsändaren att ha möjlighet att kommunicera självständigt.
