Knep och tips för att utnyttja Google Drive på bästa sätt

Som Microsofts Dropbox och OneDrive, Google Drive är en onlinetjänst för fillagring och synkronisering. Men det är också en av de molnlagringstjänster mest kompletta på marknaden, full av många funktioner och verktyg till användarnas tjänst.

I själva verket är det nervcentrum för Google Workspace och ger åtkomst till textdokument (Dokument), kalkylblad (Sheets) och presentationer (Slides) skapade med produktivitetssvit gjord i Mountain View från alla enheter som är anslutna till nätverket, inklusive surfplattor och smartphones.

Den enda aspekten som begränsar denna tjänst är 15 GB gratis som kan fyllas snabbt eftersom flera tjänster delar samma utrymme, inklusive Google Foto och Gmail. Det som dock behövs mest är tips och tricks att få ut det mesta av den dolda potentialen Google Drive. Låt oss upptäcka dem tillsammans.

Genvägar för att spara utrymme och tid

Tack till Yeamake / Shutterstock.com

För att spara utrymme och organisera filer stöder Google Drive i snabblänkar eller genväg som låter dig spara en fil i flera mappar, utan att duplicera den. Dessutom kan du byta namn på, flytta, redigera eller ta bort länken utan att det påverkar originalfilen. Högerklicka helt enkelt på filen eller mappen du vill länka till. Tryck sedan på objektet “Lägg till genväg till Drive“, välj den position i vilken anslutningen ska placeras och klicka slutligen på “Lägg till”.

För att optimera tider är också tangentbordsgenvägar. Den fullständiga översikten finns i “inställningar“, nås från kugghjulsikonen uppe till höger eller via tangentkombinationen “Ctrl+/”.

Bland annat låter genvägar dig dela filer snabbt. Genom att välja en fil och trycka på “Ctrl+C” för att kopiera den, tryck bara på “Ctrl+V” för att klistra in namnet på dokumentet med länken inkluderad, eller “Ctrl+Skift+V” för att klistra in webbadressen.

Så du kan också komma runt gränsen på 25 MB e-postbilagor med möjligheten att skicka upp till 10 gigabyte filbilagor tack vare knappen “Drive” i fönstret för e-postsammansättning (till höger om knappen för bilagor) som låter dig välja filer från ditt molnkonto eller ladda upp dem direkt.

Google Drive erbjuder också möjligheten att arbeta var som helst, när som helst. Tack vare synkronisera över flera enheter, kan du starta ett projekt på din PC och fortsätta utvecklingen på din telefon eller surfplatta med samma konto. Du kan inte bara lagra textdokument, kalkylblad eller presentationer, utan alla typer av dokument.

Och för att underlätta filhanteringen kan du installera den Google Drive för skrivbordet, vilket gör att du automatiskt kan säkerhetskopiera alla lokala mappar till molnet. Och med dem Google Drive app för iOS och Androidkan du komma åt alla dina filer när du är på språng.

Knep för att skapa eller ladda upp nya filer till Google Drive

Tack Jirapong Manustrong / Shutterstock.com

Om du snabbt vill skapa en ny fil kan du lägg till motsvarande länkar manuellt i webbläsarens bokmärkesfält (besök chrome://bookmarks i din Chrome-webbläsare för att redigera dem):

Istället för “Ny”-knappen för att ladda upp filer och mappar, kan du dra filer direkt från skrivbordet. Ett moln med en uppåtpil visas längst ned på webbläsarskärmen för att indikera att du kan släppa filen. Ännu bättre, håll muspekaren över namnet på en av dina Drive-mappar för att direkt infoga den i den.

För att komma åt filer lagrade på Google Drive behöver du en stabil internetanslutning. Men i avsaknad av signal, kör stöder offlineåtkomst. Installera först och främstGoogle Docs Offline Chrome-tillägg. Öppna sedan Drive-inställningarna. Markera rutan “Skapa, öppna och redigera senaste Google Dokument, Kalkylark och Presentationer på den här enheten i offlineläge.” Från mobilen klickar du på menyn med tre punkter bredvid filnamnet och väljer “Gör tillgänglig offline”. När du är online kommer dina ändringar att synkroniseras till molnet.

Tips för att få ut det mesta av Google Drive

Krediter Vladimka produktion / Shutterstock.com

Chrome-tillägget “Spara på Google Drive” gör det enkelt att spara nästan allt du ser online till en mapp på Drive. Du kan dock spara inte bara några få textstycken, utan en ses som en PNG-filDen HTML-källkod eller a Google-dokument (vilket kan generera formateringsfel). Genom att högerklicka på en bild kan du spara den individuellt.

Återigen, det är möjligt konvertera varje element som laddas upp till plattformen, inklusive PDF, till redigerbar text som ett Google-dokument. Gå bara till inställningar och markera rutan bredvid “Konvertera uppladdningar till Google Doc Editor-format.” Att ladda upp filer kan ta lite längre tid, men det kommer att vara värt det.

Med Google Drive-mobilappen kan du också ladda upp ett foto av ett recept, av en meny, av en butiks öppettider och sedan skanna orden på bilden e konvertera dem till text sökbar. Klicka på plustecknet och välj sedan att ladda eller använda kameran. Obs: iOS-appen gör inte text redigerbar med OCR.

Ett annat dolt trick med Google Drive gäller tillägg: små appar och verktyg utvecklat av tredje part och Google-partner, vilket de lägger till nya funktioner till dokument och ark. Tack vare tilläggen kan du skapa etiketter för paket, kuvert och brev från kalkylblad, matematiska grafer, personliga nyhetsbrev med MailChimp, konceptkartor och mycket mer. Klicka bara på motsvarande objekt i menyn “Dokument och ark” och välj de mest användbara för dig.

Hur du anpassar mappar och skyddar dig i molnet

Krediter Budrul Chukrut / Shutterstock.com

Att söka är också enkelt för Google Drive. För en avancerad sökning, öppna filter verktygsfält (ikonen med tre parallella linjer) och leta efter filtyp, ägare, om den är markerad, raderad eller krypterad, när den senast ändrades, vem som delade den och mer.

Det är viktigt att vara organiserad, men ibland är det nödvändigt snabbt hitta mappar används ofta. Med Google Drive kan du sticka ut byter färg. Högerklicka på mappen och välj “Ändra färg” för att komma åt en regnbåge med alternativ.

De spam det är inte ett problem exklusivt för e-post, som Google Drive är nära kopplat till Gmail. En spammare kan skicka en länk till en fil i molnet eller dela en fil från Google Docs, Slides eller Sheets och ge bort gratis åtkomst.

För att skydda dig själv, gå till “Delade med mig” i Drive och leta efter filer eller mappar vars ursprung du inte vet. Högerklicka och välj “Lås” för att blockera e-postadressen associerad. Om du gör ett misstag kan du åtgärda det i avsnittet “Personer och delning” på ditt Google-konto.

Av Cultur-e