Kundintroduktionsprocessen: Steg och tips för att bygga livslånga relationer

Kundintroduktionsprocessen är en allt viktigare del av försäljnings- och marknadsföringstratten.

Du introducerar inte bara en ny kund för ditt team, du introducerar också ditt team för kunden.

Den här guiden hjälper dig att förstå hur du engagerar dina kunder effektivt och på ett sätt som får dem att känna sig som uppskattade kunder.

Du kommer att lära dig de exakta stegen i en effektiv kundintroduktionsprocess och några bästa praxis att tänka på när du planerar din onboardingstrategi.

Vad är kundintroduktionsprocessen?

Innan vi dyker in i stadierna av kundonboardingsprocessen, låt oss först diskutera vad processen innebär.

Customer onboarding är en process som syftar till att svara på alla frågor som en ny kund kan ha efter att ha registrerat sig för företagets tjänster eller produkter.

Målet är att “få nya kunder att känna sig hemma” och bygga en långvarig, ömsesidigt fördelaktig relation för både kunden och företaget.

En effektiv kundorienteringsprocess leder till nöjda kunder som har tydliga förväntningar och förståelse för projektets prestation.

Att effektivisera kundintroduktionsprocessen är avgörande för att skala din verksamhet. Detta kan uppnås genom att hitta lösningar på de tidskrävande aspekterna av processen.

Varför är kundintroduktionsprocessen viktig?

Tja, det finns en massor av data Detta visar att merparten av företagets intäkter kommer från befintliga kunder.

Det enda sättet att få kunder att hålla med dig är att behandla dem så fort de kommer in och, som vi sa, få dem att känna sig som hemma. Ju mer värde du kan ge dina kunder under deras resa, desto mer värdefulla kommer dina kunder att vara för dig i det långa loppet.

Kundorienteringsprocessen sätter tonen för affärsrelationen i framtiden.

Bästa metoder för kundintroduktion

Låt oss kort diskutera några av de bästa metoderna du bör tänka på när du utvecklar din kunds introduktionsprocess.

Anpassa och automatisera upplevelsen

Du vill inte att dina nya kunder ska tänka och känna att de bara är en av många betalande kunder på ditt kontor eller företag.

Istället vill du få dem att känna sig värdefulla redan från början av din affärsrelation. Du kan göra detta genom att anpassa kundintroduktionsprocessen.

Det betyder inte att du inte ska använda en mängd olika marknadsförings- och arbetsflödesautomatiseringsverktyg. Faktum är att du definitivt bör försöka automatisera processen så mycket som möjligt. Men även med automatisering kan du fortfarande anpassa hela processen.

Automatisering kan hjälpa ditt team att spara tid och skapa en baslinje för konsekvens för att leverera en tillfredsställande kundupplevelse.

Leverera värde tidigt

Det är viktigt att bevisa för din kund att han tog rätt beslut när han registrerade sig för dina tjänster eller produkter.

Istället för att vänta på att kunden ska vara helt ombord bör byråer och företag försöka erbjuda något slags mervärde till kunden även i onboard-fasen.

Självklart kan du inte nå stora mål och milstolpar i detta skede, men försök ge kunden något de värdesätter redan från början.

Om du till exempel erbjuder SEO-tjänster kan du presentera en omfattande rapport för kunden om webbplatsens SEO-prestanda redan innan kick-off mötet.

Skapa ett kommunikationsschema

Regelbunden kommunikation med kunden under implementeringsfasen säkerställer att båda parter vet var de står med varandra.

Av denna anledning bör ditt team upprätta ett kommunikationsschema med kunden. Detta schema klargör hur regelbundet ditt team kommer att uppdatera kunden om projektframsteg och milstolpar.

Lyckligtvis kan de flesta marknadsförings- och arbetsflödesverktyg hjälpa till att automatisera denna process. Om du till exempel tillhandahåller SEO-tjänster kan du skicka schemalagda SEO-rapporter av dina kunders webbplatser med SEOptimers white label SEO-rapporteringsverktyg.

Sätt förväntningar tidigt i introduktionsprocessen

Det är viktigt att sätta förväntningar tidigt i onboardingprocessen så att kunden inte lämnas med falska idéer om vad de kan tjäna på relationen.

Kundens förväntningar måste vara i linje med vad du gör om du vill säkerställa att de blir nöjda med slutresultatet av de tjänster eller produkter du tillhandahåller.

Återigen, låt oss föreställa oss att din marknadsföringsbyrå erbjuder SEO-tjänster till kunden. Från början bör du förtydliga att en ökning av sökmotorernas ranking inte nödvändigtvis leder till en ökning av försäljningen.

Lyssna på kunden

Detta är en av de viktigaste sakerna att tänka på under kundonboardingsprocessen. Ditt team måste ha en kristallklar förståelse för kundens behov och mål.

Se till att du och hela ditt team lyssnar noga på kunden för att förstå hur din byrå kan hjälpa dem att nå sina mål.

Steg i kundonboardingsprocessen

Det finns ingen “one size fits all” kundintroduktionsprocess. Stegen i ett företags onboardingprocess är vanligtvis annorlunda än ett annats onboardingprocess.

Det är därför det är viktigt att anpassa sammanfogningsprocessen efter dina behov. Det behöver inte sägas att här är stegen för standardkundorientering. Lägg gärna till några extra steg som du tycker passar.

Steg 1: Kundens idrifttagningsundersökning

Som vi nämnde tidigare är det viktigt att ha en tydlig förståelse för din kunds behov.

För att säkerställa att ditt team har en tydlig förståelse för kundens behov bör du skapa ett kundorienterat frågeformulär och skicka det till alla nya kunder.

Den här undersökningen ska besvara följande frågor:

• Vilka är dina affärsmål?
• Varför valde du vårt kontor/företag för att hjälpa dig med dina behov?
• Hur tror du att vi kan hjälpa dig att nå dina affärsmål?
• Vilka är dina marknadsföringsmål?
• Har du tidigare erfarenhet av andra liknande tjänsteleverantörer? Om ja, motsvarade de dina förväntningar och varför bestämde du dig för att avsluta partnerskapet?
• Vilka är dina affärsmål på ett, fem och tio år?
• Vad gör detta till en framgångsrik affärsrelation?

Som en del av frågeformuläret bör du också be kunden att fylla i all nödvändig företagsinformation.

Dessa inkluderar företagsnamn, skatte- och företagsregisteruppgifter, företagsadress, kontaktuppgifter till nyckelpersoner och kundens tillgängliga budget.

Med all information som samlas in i kundonboardingundersökningen kan ditt team göra ett förslag och kontrakt – vilket leder oss till nästa steg.

Steg 2: Arbetets omfattning, kontrakt och betalning

Innan du ens funderar på att börja arbeta för en kunds räkning måste du få ett undertecknat kontrakt från kunden.

Kontraktet ska innehålla de tjänster du erbjuder och arbetets omfattning.

Detta är ett viktigt steg i onboarding-processen, och om det hoppas över eller inte hanteras på rätt sätt kan det leda till ett negativt totalresultat för både kunden och företaget.

Avtalet ska även innehålla betalningsvillkor, betalningsplan och annan ersättningsrelaterad information.

När kunden har skickat det undertecknade avtalet och betalat eventuella förskottsbetalningar kan du gå vidare till nästa steg i kundens anslutningsprocess.

Steg 3: Kick-off möte

Nästa steg i kundonboardingsprocessen är att hålla ett kick-off möte med kunden. Detta möte bör arrangeras så snart kunden har skickat det undertecknade kontraktet.

Kickoffmötet är den perfekta tiden och platsen för att introducera kunden för teammedlemmarna som arbetar med projektet.

Bildkälla: Koncepttavla

Detta möte bör omfatta följande aspekter:

• Kundens affärsmål
• Alla större projektleveranser, mål och milstolpar
• Kommunikationsverktyg och mötesschema
• Nästa steg
• Få tillgång till all programvara och/eller konton som används av kunden. Till exempel Google Analytics och Google Search Console, WordPress eller annan CMS-inloggningsinformation osv.

Kick-off mötet erbjöd även kunden möjligheten att ställa sista frågor till hela teamet.

Steg 4: Uppföljningssamtal/möte

Uppföljningssamtal bör planeras 30 dagar efter det första mötet. Det kan vara i form av ett videosamtal eller ett möte ansikte mot ansikte.

Ett uppföljningssamtal ger byrån en möjlighet att presentera vad den har lyckats åstadkomma under de första 30 dagarna av affärsrelationen.

Om du kan göra ett gott intryck genom att leverera en av de viktigaste leveranserna innan uppföljningssamtalet, kan du övertyga kunden om att de tog rätt beslut att arbeta med dig.

Uppföljningssamtalet ger möjlighet att fråga kunden om information eller material som han ännu inte har skickat.

Detta möte ger dig möjlighet att checka in hos kunden och få feedback på hur de hittade onboardingprocessen. Denna feedback låter dig förfina och förbättra hela processen därefter.

Bildkälla: Revechat

Dessutom är detta det perfekta tillfället att be kunden om några rekommendationer. Om du har kunnat imponera på dem inom 30 dagar bör kunden inte ha några problem med att hänvisa några av sina bekanta som kan ha nytta av dina tjänster.

Slutsats

Detta avslutar vår artikel om kundintroduktionsprocessen.

Följ de beskrivna stegen och bästa praxis för att utveckla en kundintroduktionsprocess som kan fungera för din organisation.

Kom dock ihåg att det inte finns någon “one size fits all”-process för alla kontor. Så du är fri att lägga till steg i kundintroduktionsprocessen om det behövs.