Mall för professionell utvecklingsplan (med ifyllda exempel)

Det var Richard Branson som sa “kunderna kommer i andra hand, anställda först”. Att investera i anställda är det bästa en arbetsgivare kan göra. 2018 Gallups Tillståndet för Global Workplace-undersökningen visade att bara 15 % av de anställda känner engagerad på jobbet och oroväckande 85 % gör det inte. Även om antalet är olika mellan regioner, bekräftar denna studie vad vi vet anekdotiskt – majoriteten av människor är olyckliga på jobbet.

Det finns flera faktorer som bidrar till olycka på jobbet. Det är ett komplext problem. Men två viktiga bidragande faktorer är (i) anställda känner sig undervärderade och; (ii) anställda känner brist på framsteg eller framsteg i sin roll. Båda dessa problem är biprodukter av att arbetsgivare inte sätter de anställda först.

Vad är en professionell utvecklingsplan och varför är den viktig?

Även om det inte finns någon silverkula, kan ett professionellt utvecklingsprogram göra en positiv skillnad och direkt ta itu med dessa frågor. En effektiv Professional Development Plan (PDP) kan öka medarbetarnas tillfredsställelse och i slutändan leda till ökad prestation. Glada, högpresterande medarbetare är mindre benägna att hoppa av och är avgörande för att främja en positiv arbetsplatskultur. En PDP är ett dokument som beskriver hur arbetsgivaren och anställd arbetar tillsammans för att främja medarbetarens kompetens och karriärmål.

Det finns ingen en storlek som passar alla. Varje anställd har sin egen PDP och de ansvarar för att utarbeta och underhålla den. Genom att ge varje anställd ägande, sätter detta dem i förarsätet för sin professionella utveckling och gör det möjligt för dem att visualisera sitt framtida jag. Kanske vill de lära sig nya färdigheter, hitta en branschmentor, få en löneökning, flytta avdelningar, delta i konferenser etc. Alla dessa aspekter styrs av det professionella mål som varje anställd har.

Hur man skriver en PDP

När det kommer till att skriva PDP är det viktigt att den anställde gör detta. De måste ha ansvar för sin egen PDP och bestämma vad de vill uppnå, hur de kommer dit och milstolparna. Arbetsgivarens roll är att inspirera, hjälpa till att brainstorma, ge konstruktiv feedback och ge vägledning – om det behövs. Arbetsgivaren ska aldrig ta kontroll, diktera eller skriva PDP för den anställde.

Det finns vanligtvis 5 avsnitt i en PDP:

1. 1. Utvärdera nuvarande situation
   2. Identifiera karriärmål
   3. Identifiera färdigheter, kunskaper och resurser som krävs
   4. Bestäm åtgärder för att uppnå mål
   5. Bestäm utvärderingsfrekvensen

1. Utvärdera nuvarande situation

Detta avsnitt syftar till att avslöja allt som medarbetaren redan gör ur en professionell utvecklingssynpunkt. Genomgår de någon utbildning eller kurser? Går de på branschevenemang eller konferenser? Läser de böcker, bloggar eller andra resurser? Har de en mentor? Om ingenting kommer att tänka på för den anställde är detta ett problem. Men oroa dig inte, det här är anledningen till att du gör det här – att införa en PDP för att hjälpa dem växa professionellt.

2. Identifiera karriärmål

Detta är den stora frågan och kommer förmodligen att ta lite betänketid och eftertanke för medarbetaren att formulera sig fullt ut. Var ser de sig själva om 12 månader? Om 2 år? Om 5 år? De måste visualisera vad “karriärframgång” betyder för dem. Att reflektera över vad de för närvarande gör och vad de tycker om mest (och omvänt vad de tycker om minst) i sin roll är en bra början.

Att observera sina seniora kamrater i verksamheten kan hjälpa till att informera om vart de ser sig själva på väg. Innan de definierar detta kanske de vill ägna lite tid åt att aktivt observera sina seniora kollegor eller ägna tid åt att prata med dem för att hjälpa till att identifiera naturliga karriärutvecklingar i verksamheten. Påminn dem om att det eller de karriärmål de definierar för sig själva måste vara SMART:

Sspecifik: Tydlig och väldefinierad utan någon tvetydighet

Measurable: Kan mätas objektivt

Amöjlig: Uppnåeligt och inte omöjligt att uppnå

Realistisk: Relevant och inom räckhåll

Timely: Tidsbestämd med ett tydligt måldatum

3. Identifiera färdigheter, kunskaper och resurser som krävs

I allmänhet kan klyftan mellan var den anställde befinner sig och var de ser sig själva under de kommande 12 månaderna åtgärdas med utbildning. Men det finns andra resurser som kan hjälpa till som att delta i branschevenemang, vara medlem i branschgemenskaper, prenumerera på mjukvaruverktyg, utbildningsprogram eller hitta en mentor. Att prata med kollegor och hitta vad som fungerar för sina kamrater kan vara en bra informationskälla för anställda som känner igen en kompetens- och kunskapslucka men kanske inte omedelbart vet hur de ska åtgärda den.

4. Bestäm åtgärder för att uppnå mål

Dessa åtgärder måste vara specifika och de måste bevisas vara effektiva för att ta itu med de punkter som identifierades i föregående steg. För varje åtgärd, se till att medarbetaren kan visa kopplingen mellan åtgärd och resultat. Pratade de med en kollega eller gjorde efterforskningar för att fastställa detta?

Se till att de förstår nivån på stöd de får från företaget. Företag som erbjuder professionella utvecklingsprogram måste tillhandahålla en årlig budget för professionell utveckling till varje anställd. De kan sedan använda denna budget när de skriver sin PDP. Det är ingen mening med att de blir entusiastiska över att anmäla sig till en kurs bara för att få reda på att kostnaden överstiger den budget som arbetsgivaren är villig att erbjuda. Så se till att denna årliga budget kommuniceras till medarbetaren i förväg.

Du kan också skala budgeten baserat på anställningstid och ge incitament som årlig roll-over (för oanvända belopp) eller prestationsbaserade tillägg/bonusar.

5. Bestäm utvärderingsfrekvensen

Kom slutligen överens om en utvärderingsfrekvens där ni träffas för att granska prestationer mot målen och karriärmålen. Detta är vanligtvis 6 eller 12 månader.

Ladda ner vår mall för personlig utvecklingsplan

Ladda ner vår PDP-mall nedan så att du kan kanalisera din inre Richard Branson och sätta anställda först. Det finns 2 versioner: den första versionen är ett enkelt format som bäst lämpar sig för juniorpersonal som vanligtvis har raka kompetensluckor och handlingar. Vi har kallat detta för den “enkla versionen”. Den andra versionen är mer djupgående där karriärmålet kan behöva stödjas av flera åtgärder som tar itu med flera kompetensluckor inom olika tidsramar. Vi har kallat detta för “avancerad version”. Välj den version som är mest meningsfull för varje anställd – Enkel eller Avancerad.

Ge den tomma mallen till din medarbetare (fyll inte i den åt dem!). Berätta för dem alla fördelar med en PDP för deras karriärutveckling. Förklara varje avsnitt noggrant så att de förstår vad de ska skriva ner för varje avsnitt. Lämna det sedan till dem att slutföra på egen hand och skicka tillbaka till dig för din feedback. Ge dem gott om tid (minst 1 vecka) att undersöka och tänka ordentligt över vad de vill göra och hur de planerar att uppnå det.

Exempel på genomförda PDP:er

Om det behövs, visa några exempel på genomförda PDP:er för anställda om de kämpar med processen. Här är ett exempel på en professionell utvecklingsplan för en anställd som arbetar på en digital byrå. Det här är ett exempel på mallen “enkel version”:

Det här är ett exempel på mallen “avancerad version”:

Checkar in

Även om du kommer att sätta en övergripande tidsram för formella granskningar av PDP (antingen 6 månader eller 12 månader), är det bra att ha månatliga eller kvartalsvisa incheckningar med dina anställda beroende på ditt teams storlek. Dessa kan vara tillfälliga chattar för att säkerställa att PDP inte har glömts bort, särskilt under de första månaderna!