Teknisk Marknadsföring, Tjäna pengar på dina Bloggar och Prylar

Ny kundfrågeformulärmall för digitala byråer (med PDF)

Ny kundfrågeformulärmall för digitala byråer (med PDF)

Att vinna en ny kund är en av de mest tillfredsställande upplevelserna för affärsutvecklingsteam och byrågrundare. När en ny kund belönar dig med sin verksamhet, sätter de ett enormt förtroende för din förmåga att leverera de tjänster som behövs för att växa sin verksamhet.

Efter det första firandet är det dags att komma igång och i de flesta kund-/byrårelationer börjar detta nästan alltid med ett onboarding (eller kick-off) möte. Oavsett om det hålls personligen eller online, är ett onboardingmöte utformat för att överföra så mycket information mellan klient/byrå för att informera om det kommande arbetet.

Varför behöver du ett kundfrågeformulär?

Under onboarding är en klientenkät förmodligen ett av de mest effektiva och effektiva sätten att extrahera information från klienten. Bortsett från de uppenbara aspekterna av att lära sig mer om kundens verksamhet och deras mål, kan ett kundintroduktionsformulär hjälpa till att förbereda projektet för framgång från dag 1.

Ryan Jones, SEO-direktör på Razorfish säger:

“Ett kundformulär är ett måste för att säkerställa att ingen tid eller resurser slösas bort när man startar ett nytt projekt. Det är viktigt att förstå vad som redan har gjorts och hur framgång kommer att mätas så att du inte slutar med att berätta för en kund vad de redan känner till eller lägger strategier mot mål som egentligen inte är viktiga.”

Om inte jobbet är mycket litet bör du planera att leverera frågeformuläret i ett mötesformat för att underlätta så mycket samtal som möjligt. Att skicka frågor före mötet bör endast göras om du vet att frågorna sannolikt kommer att vara komplexa och om kunden kan behöva tid för att förbereda eller hitta svar.

Det övergripande syftet med ditt kundformulär kan vara en kombination av några av dessa faktorer eller kanske alla av dem:

      1. Genomför ett formaliserat “välkomstmöte” och ge teammedlemmar från båda sidor möjlighet att träffa varandra
      2. Vara en föregångare till en ännu mer formaliserad kundintroduktion där byråteamet fördjupar sig i kundens verksamhet/verksamhet
      3. Möjlighet att ställa djupgående frågor om projektet för att säkerställa anpassning / önskat resultat
      4. Bestäm “arbetssätt” (t.ex.: kommunikationskanaler, pågående möten / WIPs, roller och ansvar, etc)
      5. Sätt förväntningar och undvik räckviddskrypning

Hur du tänker på din frågeformulärdesign

Ett nytt kundformulär är inte så enkelt som att skriva ner några frågor. Lite ansträngning och förberedelser kommer att hjälpa dig att skapa intelligenta frågor som är effektiva för att extrahera information för att hjälpa dig och ditt team att överträffa kundernas förväntningar. Kom ihåg att introduktionsmöten inte bara är administrativa, de är verkligen viktiga för att skapa god projektstyrning och visa upp din expertis.

Läsa:  Djuplänkning för SEO: Varför det är kraftfullt för att öka rankingen

Här är några tips att tänka på när du skapar ditt nya kundformulär:

Kunduppfattning

Du har redan dragit nytta av ett vinnande första intryck under en pitch eller ett nytt affärsmöte. Nu när du har vunnit kunden är relationen på väg att utvecklas. Så var extra uppmärksam på hur din nya kund uppfattar detta första möte. Du måste hitta en balans mellan att upptäcka ny information och samtidigt visa upp din expertis. Du vill inte stöta på att ställa “dumma frågor” eller något som du redan borde veta. Var på främre foten genom att upprepa saker du redan vet om vad kunden vill uppnå och ställa djupare frågor för att reta fram nya detaljer.

Slutna vs öppna frågor

Slutna frågor kan besvaras med ja eller Nej eller så har de en begränsad uppsättning möjliga svar. Öppna frågor är frågor som gör att någon kan ge ett fritt svar.

Även om detta koncept vanligtvis används för kvantitativa frågeformulär (dvs: frågeformulär utformade för att besvaras av många människor), bör du fortfarande överväga användningen av slutna eller öppna frågor i kvalitativa frågeformulär (dvs: frågeformulär utformade för att besvaras av en person eller en liten person). antal personer).

Gaurav Sharma, VD för digital marknadsföringskonsult Attrock säger att det handlar om detaljnivån du behöver i dina svar:

“Stängda frågor kan användas för att förenkla introduktionsprocessen med nya kunder, men när detaljerade svar behövs måste du vända dig till öppna frågor.”

Faktum är att öppna frågor hjälper till att underlätta mer detaljerade svar. Låt oss till exempel föreställa oss att din byrå kommer med en ny kund – en återförsäljare av hemartiklar med tegel- och murbruksbutiker plus att de säljer produkter online. Du vet att deras övergripande mål är att öka trafiken till deras webbplats. Men du vet också att de har flaggat andra mål som att öka e-handelsintäkterna OCH öka antalet besökare i butik. Ett exempel på en sluten fråga kan vara: “vilket är viktigast: e-handelsintäkter eller ökande antal besökare?”. Men det är mycket troligt att båda är viktiga, så att ställa den här frågan på ett öppet sätt kommer att ge ett mycket mer detaljerat svar: “berätta för mig om hur dessa två mål skapar värde för ditt företag”.

Kör en simulering

Om du är osäker på ditt frågeformulär, kör en simulering av onboardingmötet med någon från ditt team som kan spela rollen som klient. Ibland kan bara prata igenom saker personligen hjälpa till att identifiera problem i frågeflödet eller potentiellt svåra frågor att besvara. Du kan till och med spela rollen som klient själv. Ingenting skapar empati hos kunder som att sätta dig själv i deras skor!

Presentationsstil

Var uppmärksam på varje svar. I en diskussion, notera var klienten kämpar för att tänka på svaret eller om några frågor gör dem obekväma eller beter sig annorlunda. Ibland är det bra att ha någon från byrån i mötet vars uppgift det är att specifikt göra detaljerade anteckningar. Alternativt kan du använda mötestranskriptionsappar som de inbyggda Recorder-apparna på iOS och Android för att spela in och tillhandahålla fullständiga utskrifter av introduktionsmötet. Se bara till att du låter kunden veta och framhäva nyttan av att ha en mötesutskrift.

Läsa:  Hur man integrerar Ahrefs med HubSpot (via Zapier)

Vissa byråer som Windhill Design (som specialiserar sig på lokal SEO) publicerar frågeformulär för kundintroduktion på deras hemsida vilket är en bra idé för att arbeta med fjärrkunder eller mindre jobb.

Kanadensisk digitalbyrå Prolex Media använda en rad kundenkäter beroende på vilken typ av arbete de utför. De var trevliga nog att dela sin fullständiga kundformulärmall i PDF. Den innehåller allmänna affärsfrågor i förväg och delas sedan upp i frågor som är relevanta för varje serviceområde de tillhandahåller.

Flera intressenter, konkurrerande intressen

Var försiktig med ett scenario där du har flera intressenter på kundens sida som kanske inte ser öga mot öga om projektprioriteringar. För det första är det verkligen viktigt att ropa ut detta om du identifierar det. För det andra borde det inte vara negativt. Folk är oense hela tiden. Så efter att du har erkänt att det finns olika prioriteringar i spelet, kan du skapa olika strategier för att uppnå alla prioriteringar. Detta kommer att hålla alla intressenter nöjda och visa upp din expertis i att hantera konkurrerande intressen.

Vad ska inkluderas i ett kundfrågeformulär?

Ahrefs används av över 2 000 digitala byråer runt om i världen. Så vi bestämde oss för att fråga några byråer om vad de frågar nya kunder under deras introduktionssessioner.

Det finns uppenbarligen ett antal förutsägbara frågor att inkludera i ett kundformulär, särskilt frågor relaterade till projektet, befintliga tillgångar och kundens verksamhet. Vi har inkluderat dessa frågor i den nedladdningsbara mallen längst ner i den här guiden. Men i det här avsnittet vill vi lyfta fram några av de mer tänkvärda frågorna och sådana som kan vara mindre självklara att ställa.

1. Affärsmål, inte marknadsföringsmål

Detta är förmodligen den viktigaste frågan att ställa till din nya kund. Även om det kan verka självklart att fråga dem om deras affärsmål och mål – var beredd att testa dem vidare eftersom de instinktivt kan hoppa direkt till marknadsföringsmål (t.ex. engagemang, trafik, etc). Om de gör detta måste du få dem tillbaka till att prata om övergripande affärsmål (t.ex. försäljningssiffror, konverteringsfrekvens, etc).

Lynne McNamee, ordförande för Lone Armadillo Marketing & Consulting säger:

“Du måste se till att kunden har en tydlig förståelse för vad affärsmålen är (inte marknadsföringsmålen) och att kunden kan kommunicera dessa mål eftersom detta kommer att vara avgörande för en framgångsrik relation.”

Daniel Ndukwu, medgrundare av GetSolitaire tillägger ytterligare:

“Marknadsföring är utformad för att stödja affärsmål. En kund kan säga att de vill utöka sin Facebook-närvaro, men när du gräver i ogräset för att ta reda på affärsmålet inser du att de verkligen vill marknadsföra en specifik produkt som de tror kan göra bra på Facebook.”

Om kunden kan se att ditt fokus ligger på deras affärsgrunder (i motsats till marknadsföringsmått), är det mer sannolikt att du bygger höga nivåer av förtroende och värde.

Läsa:  3 tips för att köra Facebook- och Instagram-annonser 2024

2. Innehållsproduktionskapacitet

Oli Baise, grundare av digital PR-byrå Oli Baise Digital säger att han helst vill arbeta med kunder som kan åta sig att minst 10 timmar per vecka generera expertinnehåll eller hjälpa till att marknadsföra innehåll på sociala medier.

“Innehåll skapat av äkta branschexperter kan helt enkelt inte återskapas av byråer och tenderar att prestera mycket bättre än typiskt byråinnehåll. Detta gäller särskilt om en kund vill bygga ett personligt varumärke eller ses som en expert inom sin bransch (som vår tenderar att göra).”

Utöver detta frågar Oli:

  • Oavsett om de har några unika data eller datakällor som kan användas för att berika innehåll
  • Om de är tillgängliga med kort varsel för att ge offerter för journalister och branschskribenter
  • Om de kan skriva artiklar och i så fall i vilken takt
  • Om de kan göra sig tillgängliga för videointervjuer eller poddsändningar

Även om innehållsproduktion inte är relevant för ditt projekt, tänk på graden av engagemang du förväntar dig från din kund och deras förmåga att leverera tillgångar som du behöver för att uppfylla dina tjänster. Den här frågan är verkligen viktig eftersom den hjälper dig att förstå din kunds resurser och vad du kan förvänta dig av dem över tid.

3. Tidigare erfarenhet av digitala byråer

Mladen Maksic, VD på digitalbyrå Spela media frågar nya kunder om deras erfarenheter av tidigare byråer.

De ställer frågor om vad de hade för förväntningar, om den tidigare byrån levererade eller inte, och varför de bestämde sig för att avsluta partnerskapet.

“Frågor som dessa avslöjar mycket om din nya kund. Syftet med att lära sig mer om deras tidigare affärer är inte bara att leverera en bättre service – det är också att se vad kundernas gränser är, hur de kommunicerar och vad de gör. tål inte.”

Du kan bli förvånad över vad din nya kund gillar och ogillar när du arbetar med byråpartners. Det är trots allt bättre att veta i förväg än att ta reda på det senare!

4. Fråga varför byrån valdes

Emma Williams, Digital Marketing Manager på digitalbyrå Edge of the Web frågar nya kunder vad som fick dem att välja sin byrå framför de andra.

“Det här är en bra konversationsstartare och en chans för dig att få en uppfattning om vad som skiljer din byrå från resten och vad din nya kund förväntar sig att du ska leverera för dem.”

Det finns inget som att få lite konkurrensinformation från din nya kund om de andra byråerna de pratade med och vilka deras styrkor och svagheter var. Ju mer du kan förstå om hur din byrå uppfattas i kundens ögon, desto mer kan du optimera för framtida nya affärer och hur du kan positionera din byrå konkurrenskraftigt.

Läsa:  Vad är rätt storlek på webbplatshuvudet för din webbplats?

5. Fråga om långsiktiga planer

Kris Grey, grundare av Vänlig bowlare frågar nya kunder var de ser sin verksamhet om 1, 5 & 10 år. Detta hjälper till att informera och skräddarsy en marknadsföringsstrategi som passar kundens långsiktiga planer.

“Om kunden har planer på att avsluta om ett år eller om 5 år kan vi bygga strategin annorlunda än någon som planerar att vara kvar längre. Detta har mycket att göra med hur ett företag behöver presentera sin balansräkning och vinst och förlustrapporter till potentiella köpare kontra att uppfylla en ägares förväntningar på årsinkomst.”

Att ställa djupgående frågor som dessa lyfter också din byrå från tjänsteleverantör till pålitlig partner som verkligen bryr sig om dem och deras verksamhet.

6. Var uppmärksam på tiden

Dinesh Agarwal, VD för RecurPost säger att det handlar om att hitta en fin balans mellan att extrahera så mycket användbar information som möjligt från en ny klient och samtidigt inte trötta ut dem med för många djupgående frågor eller frågor som de kommer att kämpa för att svara på.

“För att öka sannolikheten att få användbara svar, undvik att inkludera frågor som kräver att respondenten lägger för mycket tid på att ge ett svar eller frågor som klienten inte kan besvara på egen hand.”

Du kan ha möjlighet att sprida ditt kundmöte över flera sessioner eller olika dagar. Detta kan vara användbart för att inventera vad du lärde dig under den första sessionen och hur du potentiellt kan använda den andra sessionen för att fylla fler informationsluckor.

Ladda ner mallen för ny kundfrågeformulär

Vi har satt ihop en ny kundformulärmall som täcker många av de typer av frågor du behöver ställa under klientintroduktionen. Tänk på den här mallen som både en startpunkt och a meny. Det är en utgångspunkt eftersom det kommer att finnas mer specifika frågor som är relevanta för din kund/projekt som du måste lägga till. Och det är en meny eftersom vissa av dessa frågor antingen är irrelevanta eller så vet du redan svaret så du måste välja och vraka och redigera frågeformuläret därefter.

Vi har också skapat en Google Dokument version. Om du föredrar den här versionen, se till att välja Arkiv -> “Gör en kopia” för att spara en ny redigerbar version på din Google Drive.