Projektintagsformulär Bästa praxis för byråer [+ Template]

Vad är ett intagsformulär?

En projektintagsblankett är ett frågeformulär som används av marknadsföringsbyråer för att effektivt och effektivt ta med ett nytt kundprojekt. Intagningsformuläret innehåller en rad frågor som rör både klienten och projektdetaljerna. Av denna anledning är en projektintagsblankett det föredragna alternativet för nya projekt där arbetsrelationen är projektbaserad eller tidsbaserad.

För månatliga retainer-kunder, vanligtvis en projektöversikt / kundöversikt skulle användas i stället för ett projektintagsformulär eftersom det mesta av den grundläggande kundinformationen redan är känd och detaljerna som krävs är mycket mer specifika för projektet.

Fördelar med projektintagsformulär för byråer

Framgångsrika digitala byråer förlitar sig på strömlinjeformade processer. Ju fler av dessa processer byrån bygger på, desto lättare är det att skala och växa byrån. Den största fördelen med ett projektintagsformulär är att säkerställa att varje nytt kundprojekt får en bra start med en formaliserad process från dag 1. Målet med intagningsformuläret är att underlätta en effektiv överföring av projektinformation från uppdragsgivaren till kunden. byrå.

Kort sagt, projektintagsformuläret hjälper till att skapa framgång för det nya projektet. Men det finns flera andra fördelar för både byrån och kunden också:

1. Får alla på samma sida, bokstavligen!

Ibland kan det finnas flera intressenter inblandade på kundsidan. För att förhindra missförstånd eller felaktig anpassning av mål är det alltid bra att använda dokumentation för att fånga alla projektdetaljer på ett ställe och få överenskommelse från alla intressenter.

Projektintagsformuläret hjälper till att underlätta tydlighet genom att definiera mål, resultat och hjälper till att ställa förväntningar, särskilt kring arbetets omfattning. Detta hjälper naturligtvis till att undvika scope creep vilket är något som kan hända när ingen dokumentation finns på plats.

2. Sätter standarden för att arbeta tillsammans

Det är mer sannolikt att relationen mellan klient och byrå fungerar om dokumentation är kärnan i varje process. Ett projektintagsformulär hjälper till att upprätthålla en revisionsspår mellan dig och kunden. Om saker och ting skulle gå fel på banan hjälper projektintagsformuläret till att stödja din sida av historien eftersom den fylls i av kunden och beskriver deras förväntningar. Det bör också noteras att dokumentation som denna hjälper till att bygga förtroende och visar att du vet vad du gör.

3. Skapar arbetsflödeseffektivitet

Spara tid (både byrå- och kundsidan) som en stor fördel med att använda ett projektintagsformulär. Men inte bara det, formuläret kan ingå i en serie automatiseringar för att göra ditt arbetsflöde ännu mer effektivt. Till exempel kan formulärinmatningarna skickas direkt in i ett projektledningsverktyg och kan användas för att automatiskt skapa uppgifter för personalen eller sätta upp projektramar.

4. Hjälper till att bygga byråkultur kring starka processer

Processen för projektintagsformulär bör vara en av många som din byrå använder för att säkerställa en smidig daglig verksamhet. Som vi har behandlat i tidigare artiklar som How to Start a Digital Marketing Agency, är det nyckeln till att driva ett framgångsrikt företag att tydligt definiera din byrås processer. Genom att göra det säkerställer du att din byrå kan växa och skala eftersom du har byggt konsekventa processer över kundprojekt.

5. Undviker mejl fram och tillbaka

Kommunikation är nyckeln för varje kund-byrå-relation. Projektintagsformuläret kan hjälpa till att undvika överflödiga e-postmeddelanden och förhindra att detaljer försvinner i långa e-postkedjor. Det förhindrar också den fruktade situationen där klienten av misstag klickar på “svara” på ett e-postmeddelande istället för “svara alla” och informationsluckor börjar uppstå inom projektgruppen.

Typisk process för projektintagsformulär

Projektintagsformuläret representerar vanligtvis en del av en 3- eller 4-delad process för intagning av nya kunder. Beroende på din byråtyp (och storlek), kan processen för nya klientintag (eller introduktion) se ut ungefär så här:

1. 1. 1. Första kontakt: potentiell kund hittar din webbplats i en Google-sökning, fyller i ditt kontaktformulär, skickar ett e-postmeddelande eller tar kontakt på annat sätt
      2. Projektintagsformulär: presumtiv kund fyller i ditt projektintagsformulär
      3. Förslag (eller pitch): du kan skicka förslaget till kunden eller presentera det personligen eller över Zoom
      4. Startmöte: kunden accepterar ditt förslag och ett personligt möte eller samtal startar formellt projektet
      5. Kontrakt eller arbetsförklaring (SoW) undertecknat: detta kan undertecknas under eller till och med före startmötet

Vad du ska inkludera i ditt projektintagsformulär

Projektintagsformuläret ska hjälpa dig att samla in all information du behöver för att förstå projektets omfattning. Så det är vettigt att formuläret ställer specifika frågor om vad projektet innebär.

Detta kommer att behöva justeras baserat på typen av projekt (t.ex. SEO-projekt, projekt för att skriva innehåll, strategiprojekt för sociala medier, etc.) men följande frågetyper hjälper dig att fånga de flesta av de allmänna kraven:

Kundinformation

• Kundnamn
• Kontaktpersoner (intressenter)
• Kontaktuppgifter (telefon, e-post, hemsida)

Projekt detaljer

• Projektmål eller mål
• Skriftlig beskrivning av projektet på hög nivå
• Projekttyp / Tjänster krävs
• Start- och slutdatum, milstolpar och prioriteringar
• UVP (Unique Value Proposition)
• Tävlande detaljer

Information om målgrupp (om tillämpligt)

• Målgruppspersonligheter
• Målgruppsdemografi/geografi
• Kundvärdesdata

Budget

• Projektbudgetintervall
• Månatligt hållarintervall (om tillämpligt)

Hur man bygger och automatiserar ett projektintagsformulär

När kunder fyller i dina projektintagsformulär kommer du sannolikt att se fördelar med att automatisera behandlingen av dessa data. Faktum är att de flesta digitala byråer automatiserar datainsamlingen för att spara tid. Exemplen längst ned i den här artikeln från digitala byråer belyser alla automatiseringsaspekten av denna datainsamling och hur de uppnådde den.

När det gäller att bygga ditt första projektintagsformulär är en enkel (och gratis) plats att börja Google Formulär. Detta beror på att svaren samlas in automatiskt i Google Kalkylark så det finns inget behov av att ange data manuellt.

Men när det kommer till att faktiskt starta kundprojekt, skulle du vanligtvis använda någon form av projektledningsverktyg för att ställa in det övergripande projektet, tilldela uppgifter, spåra datum och övervaka framsteg.

Liksom Google Forms är ett enkelt (och gratis) sätt att komma igång med en kanban-tavla som den i Trello. Så när någon skickar in formuläret skapas data som ett nytt kort i en Trello-bräda. Denna automatisering uppnås genom att använda Zapier mellan Google Forms och Trello:

Men om du behöver mer skala och har vuxit ur Trello, måste du vända dig till ett dedikerat projektledningsverktyg (som Asana som visas nedan). Fördelen med dessa typer av verktyg är att de är fullfjädrade och inkluderar saker som inbyggda formulärbyggare som gör att du kan skapa ett enkelt frågeformulär. Blankettdata skjuts sedan automatiskt direkt in i projekthanteringsverktyget när det skickas in.

Det kan fortfarande finnas ett behov av Zapier. Andra digitala byråer använder dataautomatiseringsverktyg som Zapier för att hämta inskickade formulärdata från anpassade formulärbyggare och även föra in dem i projekthanteringsverktyg. Hur som helst är resultatet detsamma. Att uppnå automatisering hjälper dig totalt sett att spara tid.

Ladda ner mallen för projektintagsformulär i Word DOCX

Ladda ner Word-mallen och använd denna som grund för ditt eget byråprojektintag:

Exempel på projektintagsformulär för Digital Agency

Vi pratade med några digitala marknadsföringsbyråer om deras projektintagsformulär, hur de använder dem och hur formulären levererar värde till både kunden och byrån:

Ta trappan

Ta trappan är en digital marknadsförings- och lead gen-byrå baserad i Nashville, TN. De är specialiserade på att driva leadgenereringskampanjer för tandläkare och medicinska spaföretag.

Adam Carbonneau är grundare och verkställande direktör för Take the Stairs. Adam säger att deras projektintagsformulär är en förutsättning för varje lead gen-kampanj de driver för kunder.

Dessa formulär gör det möjligt för byrån att samla in en stor mängd försäljningskriterier från kunden och säkerställa att de korrekt riktar in sig på kundens ideala framtidsutsikter. Tekniskt sett är formuläret byggt i Gravity Forms och använder Zapier för att skjuta in data till ClickUp som byrån använder för att hantera sin projektpipeline.

Ett exempel på Take the Stairs Project Intake Form

Adam säger att idén att använda ett projektintagsformulär kom från försäljningsmodellen ABM (Account Based Marketing).

“Våra leadgenereringskampanjer använder kraften i LinkedIn Sales Navigators databas. Vi skrapar leaddata baserat på våra kunders försäljningskriterier för att avslöja 400-1500 av deras mest kvalificerade potentiella kunder.”

Byrån förbereder sedan listorna och kör databerikande aktiviteter innan de använder LinkedIns Matched Audiences för att få varumärkesmedvetenhet innan de lanserar en kall uppsökande kampanj som syftar till att förmedla sina idealiska framtidsutsikter något nytt om sin bransch – i motsats till att vara mycket säljande.

När potentiella kunder blir intresserade av byråns tjänster används projektintagsformuläret för att förstå detaljerna om vad kunden vill uppnå:

“Istället för att ha ett 3-timmarsmöte tillåter vi våra kunder att fylla i vårt formulär för försäljningskriterier på egen hand. Vid inlämnande av formuläret skapas interna biljetter automatiskt i vårt projektledningsverktyg och vår projektledare uppmärksammas på att kunden är redo att börja.”

Creative Click Media

Creative Click Media är en fullservicebyrå för digital marknadsföring i New Jersey med fokus på kreativ marknadsföring, webbdesign och utveckling.

Adam Binder är grundare av byrån och berättade för oss att de nyligen lanserade ett nytt online-projektintagsformulär specifikt för SEO-projekt.

Formuläret är uppdelat i sju kategorier som täcker kundinformation, företag, publik, kunder, konkurrenter och mål.

“Syftet med detta intagsformulär är tvåfaldigt: att få insikter om verksamheten och att få insikter om kundens mål och förväntningar på sin kampanj.”

Adam säger att formuläret också handlar om att få byrån i framkant från dag 1. Att ha informationen till hands gör det möjligt för hans team att genomföra preliminära undersökningar, vilket leder till en mer produktiv och handlingskraftig inledande lanseringssamtal. Genom att få ett försprång på att förstå verksamheten och kundens mål kan Creative Click Media utveckla en mer riktad och effektiv digital marknadsföringsstrategi från början.

Creative Click Medias SEO-projektintagsformulär

En unik aspekt av Creative Click Medias projektintagsform är deras tonfall. Adam säger att för klienten kan det vara skrämmande och överväldigande att svara på så många viktiga frågor på en gång. För att balansera detta har de gjort sin form i färgglada färger med populära GIF-filer infogade mellan avsnitten.

Detta hjälper till att tillföra lite humor och intriger till en annars monoton uppgift, samtidigt som det lyfter fram den roliga sidan av deras företagskultur.

Stratosfär

Stratosfär baserade i Irvine, CA är en specialiserad digital marknadsföringsbyrå för kunder inom försäkringsbranschen.

Casey Preston är grundare och CRO av byrån och använder projektintagsformulär för att ge en bättre introduktionsupplevelse för sina kunder och effektivisera deras arbetsflöde. De har också andra fördelar.

Casey säger att formuläret fungerar som ett språngbräda för att välja rätt projekt. De skickar ut formuläret till kunderna i församarbetet, med hopp om att hitta en gemensam grupp att komma överens om.

Ladda ner Stratospheres projektintagsformulär

När kunden skickar in detta formulär skjuts uppgifterna in i myndighetens egenutvecklade projektledningsverktyg och används som underlag för att fastställa faserna i projektets livscykel. Casey säger att intagningsformuläret har utvecklats under åren från ett grundläggande kundinformationsformulär till ett mer detaljerat projektcentrerat dokument.

För teamet på Stratosphere ger dessa formulär mer än bara arbetsflödeseffektivitet utan hjälper faktiskt till att bygga upp industriintelligens. De insamlade uppgifterna ger dem också trender om budgetintervall, målmarknadssegment, UVP:er (Unique Value Proposition) och konkurrentlandskap. Detta är desto viktigare med tanke på att byrån verkar inom en enda nisch: försäkring.

“När vi fortsätter att utöka vår täckning av branschsegmenten och lägga till fler digitala marknadsföringstjänster till våra vingar, kommer vi att göra ytterligare modifieringar av vårt projektintagsformulär, efter behov, för att uppnå våra byråmål”

Venture Kite

Projektintagsformulär är inte bara populära för byråer utan också för företag som driver undervarumärken. Venture Kite är ett sådant företag med en portfölj av olika webbplatser. Gruppen har liknande byråliknande processer och använder projektintagsformulär internt.

Nadav Harari är chef för SEO på Venture Kite och driver digitala marknadsföringsprojekt i hela sin portfölj. Nadav säger att de har en konstant ström av nya projekt och uppdateringar som rullar ut regelbundet.

“Vi har integrerat Asanas projektintagsformulär för att hjälpa oss att hantera förfrågningar effektivt från produktägare och olika avdelningar.”

Varje produktägare inom Venture Kite-gruppen skickar in en uppgift med hjälp av formuläret och beskriver projektet samt prioritet, förfallodatum och bilagor.

Dessa formulär bearbetas sedan genom det centraliserade Asana-arbetsflödet och delas upp i relevanta uppgifter med produktionsprioriteringar som trafikeras varje vecka av Venture Kites projektledare och general manager.

Nästa steg

Glöm inte att ladda ner mallen för Agency Project Intake Form i Microsoft Word DOCX-format. Det är helt redigerbart så att du kan anpassa frågorna och formatet för just din nisch eller tjänsteerbjudande. Låt oss veta hur du går, vi vill gärna höra från dig på Twitter @seoptimer.