Unified Communication: vad det är och vilka fördelar det ger

Vad är Unified Communication och varför är det så viktigt i företag idag? Pandemin har tvingat till och med de mest återhållsamma företagen att notera det faktum att den nya produktiviteten blir alltmer hybrid och består av en varierande blandning av smart arbete, hemarbete och kontorsarbete. Och att denna hybridproduktivitet kräver omfattande användning av enhetliga kommunikationsplattformar för att stödjas effektivt.

Vad är Unified Communication

Men vad är enhetlig kommunikation? Termerna Unified Communication syftar på nya tekniska tillvägagångssätt som syftar till att förenkla interaktioner mellan människor, både internt inom företaget och externt. UC ger oumbärligt stöd till de nya samarbetsmodellerna, som ser en optimerad och integrerad användning av de olika kommunikationskanalerna, de i realtid – såsom chattar, IP-telefoni eller videokonferenser – och de i asynkront eller uppskjutet läge – som SMS och e-post . Ofta innebär definitionen av Unified Communication också den mer rent kollaborativa komponenten – i detta avseende talar vi om Unified Communication and Collaboration. UCC förutsätter integration, inom samma plattform, av individuella produktivitetslösningar på distans och teamworkverktyg som kalendrar, fildelning, snabbmeddelanden.

Hur Unified Communication föddes

Unified communications-lösningar föddes i mitten av 1990-talet, parallellt med spridningen av Local Area Networks (LAN), som gjorde det möjligt att ekonomiskt hantera intern röst- och datakommunikation mellan kontor och decentraliserade kontor, via Internetnätverk. Denna teknik har genomgått en ytterligare acceleration med spridningen av IP-protokollet och ersättningen av traditionella telefonväxlar med telefonväxlingssystem som utnyttjar tekniken Röst över IP (VoIP) att låta ett företags användare dela samma externa telefonlinjer, vilket minskar kostnaderna för traditionella samtal. Spridningen av HTTP-, XML- och Voice XML-protokoll har sedan möjliggjort utvecklingen av avancerade funktioner som integration av växeln med callcenter. På senare år, tack vare mobila bredbandsnätverk och videokonferensteknik har Unified Communications plattformar berikats med en mängd olika tjänster som kombinerar olika kommunikationskanaler – röst, meddelanden i realtid, video, röstbrevlåda, innehållsdelning – kan användas via ett enda gränssnitt.

Fördelarna med Unified Communication

Unified Communication and Collaboration-verktyg och plattformar har gjort det möjligt för många företag att garantera driftkontinuitet även mitt i en pandemi-nödsituation, under månaderna av lockdown, när praktiskt taget alla anställda, chefer och samarbetspartners arbetade i smart arbete. Men idag kan företag bättre förstå fördelarna som dessa system garanterar bortom den betingade hälsosituationen: överallt och säker tillgång till dokument och filer, effektivare samarbete, sänkta telefonkostnader och resor…
Generellt sett, och för att sammanfatta så mycket som möjligt, är fördelarna med Unified Communication framför allt koncentrerade till dessa områden:

• Minskning av driftskostnader. Utöver minskningen av kostnaderna för samtal, särskilt internationella, finns det också besparingar relaterade till underhållskostnaderna för utrustningen. Möjligheten att arbeta via en enda centraliserad konsol snarare än genom många telefonenheter minskar behovet av tekniska ingrepp och relaterade utgifter. Till detta kommer möjligheten att hålla onlinemöten av hög kvalitet, vilket därmed minskar resor och resor utanför anläggningen, vilket ökar driftskostnaderna och tar upp tid för anställda och samarbetspartners.
• Optimering av operativa processer. Möjligheten att integrera nya telefonsystem med andra medel som används dagligen i deras arbete, från CRM till helpdesk, från chatt till personliga smartphones och e-post, gör att smarta arbetare kan hålla kontakten med kunder och referensteam ständigt.
• Ökad individuell produktivitet. Unified communications-lösningar tillåter anställda och samarbetspartners att arbeta från vilken fysisk plats som helst, så länge de har tillgång till Internet. Skrivbordet är därför inte längre en arbetsstation på kontoret utan ett virtuellt skrivbord som är lättillgängligt på distans, från vilken enhet som helst och när som helst.
• Ökad teamproduktivitet. Traditionella videokonferenssystem ger nu plats för avancerade Unified Communication-plattformar, som gör det möjligt för team fördelade över olika filialer, kontor och decentraliserade kontor att samarbeta mer effektivt genom mer informella diskussionsmekanismer, såsom “improviserade” oplanerade möten och chattar. .
• Organisatorisk smidighet och motståndskraft. Om enskilda medarbetare och team är mer produktiva, ökar också produktiviteten i organisationen som helhet, vilket säkerställer större operativ smidighet och affärsresiliens.
• Medarbetarnas engagemang. Unified Communication-plattformar främjar spridningen av processkunskap i hela organisationen, hjälper till att förbättra företagsklimatet och medarbetarnas tillfredsställelse, stärker relationerna mellan teammedlemmar och förbättrar medarbetarnas engagemang.
• Miljömässig hållbarhet. Idag är möjligheten att minska sin verksamhets påverkan på miljön ett värde som många företag börjar främja och som också uppskattas särskilt av kunderna. Enhetliga kommunikationslösningar gör det möjligt att minska resandet och resandet, med positiva effekter på trafik och luftkvalitet.
• Stöd för innovation. Genom att hjälpa hela organisationen att alltid dela information på bästa möjliga sätt, tar Unified Communication en drivkraft inom företagsinnovation och en kraftfull accelerator av go-to-market-processer.

Unified Communication, de 7 viktiga funktionerna för smart arbete

Unified Communication-plattformar samlar olika kommunikationsmetoder och kanaler, fjärrsamarbete, åtkomst, redigering och fildelning i en enda perfekt integrerad, transparent och flytande miljö. Funktionerna för Unified Communication-system är olika, men kan i huvudsak spåras tillbaka till dessa kategorier:

• Samarbete och konferenser: ljud- och videokonferenstjänster, skrivbordsdelning, distansutbildning, hantering av webbseminarier, webbsändning och co-working.
• Direktmeddelande: närvaromeddelanden, omedelbar och synkron kommunikation via SMS eller chatt, med möjlighet att dela dokument och ljud- och videofiler i realtid
• Unified Messaging: integrerad hantering av e-post, fax, SMS och röst
• Fildelning i molnet: dokument- och multimediafildelningssystem (ljud och video), interaktiva whiteboards och andra samarbetslösningar
• Röstkommunikation: senaste generationens PBX-växel (Private Branch eXchange), VoIP (Voice over IP) kommunikationslösningar som integrerar automatiska svarstjänster (Interactive Voice Response, IVR), samtalsdirigering (Automatic Call Distribution, ACD) och intelligent köhantering
• Rörlighet: utökning av UCC-funktionalitet på mobila enheter (smarttelefoner, surfplattor, bärbara datorer…) genom specifika appar
• Integration med backend och andra applikationer som används: integration med CRM-system, affärssystem, företags sociala kommunikationsplattformar och kunddatabasen

UCaaS, fördelarna med Unified Communication as a Service

För företag som vill ha tillgång till de bästa, skalbara och flexibla teknologierna, är valet Unified Communication-tjänster i molnet (Unified Communication as a Service, UCaaS). Tack vare detta erbjudande är det möjligt att underlätta fjärrinteraktion, integrerad användning av heterogena kommunikationssystem och kanaler (data, röst, chatt och snabbmeddelandetjänster, webbapplikationer, e-post), IP-telefoni och kommunikationsklienter förenade som en del av en betala per användning och on demand-tjänst som inte kräver lokala telefonlinjer. Analytiker MarketsandMarkets uppskattar det UCCaaS-marknaden kommer att växa med en genomsnittlig årlig takt på 9,5 % under de kommande tre åren, från en omsättning på 15,8 miljarder dollar 2019 till 24,8 miljarder dollar 2024. Pandemin har förvisso accelererat en trend som redan hade etablerat sig i några år och som såg att antagandet av dessa lösningar ökade, särskilt inom vissa sektorer som bank och finans, detaljhandel, hälsovård, offentlig förvaltning, allmännyttiga tjänster, transport och logistik, gästfrihet .
System på plats erbjuder fördelen med ett brett utbud av möjliga anpassningar av UC-tjänster, men kräver att vederbörligen utbildad och kvalificerad IT-personal hanteras, uppdateras och underhålls. Om du väljer ett kontrakt UCaaSIstället, Unified Communication-lösningen distribueras som en färdig att använda tjänst, tillgänglig via webben direkt av slutanvändaren. Detta garanterar inte bara maximal operativ flexibilitet – det kommer att vara möjligt att öka eller minska antalet användare och de funktioner som används med några få musklick – utan eliminerar bördan av att ha egen infrastruktur. Faktum är att tillgången till Internet kommer att räcka för att kommunicera på ett mer modernt, effektivt, samarbete och ekonomiskt sätt, både inom och utanför kontoret.. Och allt detta med säkerheten att kunna räkna med garanterade servicenivåer (SLA), vilket också tar bort risken för teknisk inkurans eftersom all driftsättning, hantering och uppdatering av de unified communication-plattformarna bärs av leverantören och kostnaderna är definierade och vissa.

Av Network Digital360